Klantcase met Mail to Pay: Tijd besparen bij BOG-nota's
Woningcorporatie de Alliantie kreeg vaak de vraag van ondernemers om de BOG-nota digitaal, via de mail, te ontvangen. Het versturen van de digitale BOG nota via mail was voor de Alliantie echter een tijdrovend en arbeidsintensief proces waaraan veel handmatige handelingen vooraf gingen.
Digitaliseren en automatiseren (oplossing)
Samen met de Alliantie bouwde Mail to Pay een oplossing die het gehele proces digitaliseert en automatiseert. Alle benodigde bedrijfs- en financiële gegevens worden volledig automatisch vanuit Tobias AX geëxporteerd en bij Mail to Pay ingelezen. Aan de hand van deze gegevens wordt een flow gestart en de mail, al dan niet met betaalknop, opgesteld. Tevens wordt de BOG-nota als PDF-bijlage toegevoegd en verzonden.
Tijdsbesparing van 93 procent (resultaat)
Dankzij deze oplossing heeft de Alliantie het arbeidsintensieve proces aanzienlijk kunnen verbeteren. Waar voorheen twee dagen nodig waren om alle BOG-nota’s toe te sturen, is dit nu gereduceerd tot slechts 1 uur. Een tijdsbesparing van maar liefst 93 procent.