Klantcase met Mail to Pay: Tijdelijke jongerencontracten
Bij Ymere werken ze met tijdelijke jongerencontracten. Bij het aflopen van deze contracten moeten de huurders vooraf tijdig worden geïnformeerd en moeten zij instemmen met de beëindiging.
Tijdrovend en arbeidsintensief
Het tijdig informeren, het verkrijgen van een akkoord op de opzegging en het eventueel herinneren dat de huurder moet reageren is een tijdrovend en arbeidsintensief proces. De vele handmatige handelingen maken dit proces foutgevoelig. Samen met Ymere heeft Mail to Pay een oplossing gevonden om dit proces te digitaliseren én te automatiseren.
Digitaliseren en automatiseren
Om te beginnen is er samen met Ymere een exportbestand samengesteld in Tobias AX. Vervolgens is er een speciale flow ingericht waarin alle communicatie naar de huurder is geautomatiseerd. Zo ontvangt de huurder een aangetekende brief met QR-code en een mail om digitaal akkoord te geven op de opzegging. Wanneer de huurder akkoord gaat wordt dit in een PDF-document vastgelegd en opgeslagen in het DMS van Ymere. Bij het uitblijven van een akkoord krijgt de huurder automatisch een reminder en wordt Ymere hierover geïnformeerd.
Tijdwinst en meer persoonlijk contact
Door het proces te digitaliseren en te automatiseren, is het aantal handelingen teruggebracht tot een minimum. De behaalde tijdwinst kan worden gebruikt om de huurders die helemaal niet reageren persoonlijk te benaderen. Het opzeggen van de jongerencontracten is een mooi voorbeeld van hoe je met de software van Mail to Pay een vooral handmatig proces klantgericht kunt automatiseren.