Nieuws > Aareon Digital Solutions
Geld besparen met optimaal digitaal factureringsproces
Een zoekgeraakte factuur, het opvragen van een kopie, het origineel ondertussen toch terugvinden in een bureaula: een inefficiënt ’papieren’ factureringsproces kost onnodig extra werk, een langere doorlooptijd en onderaan de streep domweg extra geld.
Reden voor Trivire om te streven naar een optimaal en digitaal factureringsproces. CorporatieGids.nl ging erover in gesprek met Raymond van der Vlies, IM-adviseur bij Trivire en William Giltay, projectleider Mareon Factuur.
Eind 2017 – gelijk met de livegang van Tobias AX – begon Trivire met het digitaliseren van facturen. “Daarvoor waren nogal eens wat facturen zoek die ergens onderin een laatje lagen bij een collega,” blikt William terug. “Dit gaaf veel extra werk en ook lange doorlooptijden, vaak moesten er kopie facturen worden opgevraagd bij de leveranciers. Daarnaast was er totaal geen overzicht binnen het proces. Dat betekende veel extra werk door de herinneringen en boze telefoontjes van de leveranciers.”
Raymond vult aan: “Alleen al door het digitaliseren van de facturen ontstond er direct al meer inzicht in het proces en vooral ook waar de facturen zich bevonden. Dat smaakte vanzelfsprekend naar meer.”
Effectief factureringsproces
Op de vraag wat volgens de heren dan de essentie van een effectief factureringsproces is, zegt William: “Je wilt altijd en overal op een zo efficiënt mogelijke manier inzicht hebben in je financiële situatie, letterlijk ‘afrekenen’ met facturen die blijven liggen of zoek raken.”
Raymond knikt instemmend en motiveert het gewenste uitgangspunt: “Voor Trivire is het belangrijk dat we binnen het facturatieproces besparen in tijd, kosten en we volledig inzicht en controle hebben. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat de hele procuratie gedigitaliseerd is: Wie mag er tekenen tot welk bedrag? Komt de factuur daarboven, dan gaat de factuur door naar een leidinggevende die wel mag tekenen. Door dit te digitaliseren worden er veel minder fouten gemaakt.”
Continu verbeteren
William legt uit dat dit niet van de één op de andere dag is geregeld. “Je creëert zo’n situatie door continu met procesverbeteringen aan de slag te gaan en vooral ook door de technologische ontwikkelingen te volgen en te innoveren.”
Eén van die ontwikkelingen die Trivire om die reden heeft omarmd, is Mareon Factuur, legt Raymond uit. “We werkten al met Tobias AX en ook maakten we gebruik van het Mareon-platform als connectie met onze aannemers. Na onderzoek bleek Mareon Factuur voor ons effectiever, sneller, nauwkeuriger dan de factuurscanmethode die we ervoor in gebruik hadden. Dat het bovendien tot dezelfde productfamilie hoort als ons ERP-systeem, maakt het niet alleen makkelijker, het sluit ook beter aan op onze cloudvisie.”
Winst van digitaliseren
Het factureringsproces gaat ondubbelzinnig over geld. Op de vraag of de winst die het digitaliseren ervan oplevert ook valt te kwantificeren, zegt Raymond: “Toen we de overgang van papier naar digitale facturering maakten, hebben we 1,5 fte kunnen besparen in het proces. De winst nu zit hem vooral in de snelheid, minder storingen, minder klachten van collega’s en een helder financieel overzicht. Het herkennen en inlezen van de facturen wordt nu gewoon gedaan door Mareon. In Tobias AX hebben we niets hoeven doen, de facturen komen rechtstreeks en probleemloos in het pre-facturenregister. Ik schat in dat het al met al een besparing van één uur per dag oplevert.”
Smaakt naar meer
Optimaliseren smaakt altijd naar meer. Op de vraag of de heren nog verbetermogelijkheden zien, zegt William: “Een pdf-factuur, zoals we nu vooral gebruiken, is nog geen e-factuur. Een e-factuur is een elektronisch document in een gestructureerd XML-formaat, zoals UBL, dat zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, volledig automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. Dat willen we meer gaan stimuleren bij onze leveranciers.”
Handelingen in facturatieproces
Raymond vult aan: “Daarnaast kijken we voor nog meer efficiency naar handelingen binnen het facturatieproces. Zo hebben we een RPA gebouwd om de opdrachtbonnen te matchen met het factuurbedrag. Ons KCC maakt veel opdrachtbonnen voor onze aannemers waarvan ze nog niet weten wat het kost, de zogenaamde één euro bonnen. Binnen het digitale proces is het een verplichting dat de opdracht en factuur gelijk zijn. Hier was elke week een medewerker mee bezig om die eruit te zoeken, te controleren en het bedrag aan te passen van de opdracht zodat de factuur door kon in het proces. Nu doet een robot (RPA) dat voor ons, wat ons drie tot vijf uur per week tijdwinst oplevert.”