Digitale archivering en casemanagement: ShareWorX

Het zoeken naar documenten verandert in het vinden van documenten binnen de context waar u deze nodig heeft. De woning, de huurder, het contract, het proces, etc.

Maar ShareWorX is meer dan alleen een Document Management Systeem. Met ShareWorX is het ook mogelijk om te werken met zaken. En werken met zaken klinkt vaak ingewikkelder dan dat het is. Het is een specifieke bundeling van informatie binnen een bepaalde context. En die context is vaak niets anders dan een proces gedefinieerd door een duidelijk begin en een duidelijk einde.

En binnen dat proces (zaak) wordt alle relevante informatie gebundeld opgeslagen. En dat heeft voordelen: bij het opslaan, het toekennen van rechten, het terugvinden van de informatie maar ook bij het vernietigen. Denk bij dit laatste ook aan de AVG.

Met ShareWorX verhoogt u de efficiency én voldoet u aan wet- en regelgeving.

Wat is Invoice Capture?

De module Invoice Capture zorgt ervoor dat u het facturenproces volledig kunt digitaliseren. Dit proces bestaat uit de volgende stappen:

• Facturen die per post worden ontvangen, worden gescand. Het scannen kan met behulp van een scanner.
• Facturen die al digitaal worden ontvangen (pdf of scan) worden geïmporteerd. Indien u gebruik maakt van een specifiek mailadres waar uw leveranciers facturen naar mailen, is het mogelijk deze facturen automatisch te importeren.
• Gescande facturen worden als pdf op een directory ‘gedropt’ en dan periodiek automatisch ingelezen.
• Afweken en valideren Tijdens deze processtap worden de relevante gegevens automatisch van de inmiddels digitale factuur afgeweekt en gevalideerd door het systeem.

Wat levert deze oplossing u op?

Het verkorten van de behandeltijd en het automatiseren van een aantal handelingen zorgt ervoor dat kosten worden bespaard. Gemiddeld is een tijdsbesparing van 15 tot 30 minuten per dag per direct betrokken medewerker haalbaar.

Invoice Capture zorgt door het digitaliseren en automatisch herkennen voor minder kans op fouten en daardoor een nog betere kwaliteit van informatievoorziening tijdens de behandeling van de facturen.

Bekijk deze korte video over zaakgericht werken

Kenmerken van ShareWorX zijn:

• Enkelvoudige en eenduidige opslag van (digitale) documenten en bestanden
• Integratie met ERP, portalen, Apps
• Integratie met Outlook en kantoorapplicaties
• Structuur, efficiency, rendement én grip op de (digitale) documentenstroom
• Gebruiksvriendelijke flexibele gebruikersinterface
• browseronafhankelijk
• AVG-compliant door “privacy by design”
• Samenwerken
• Vinden in plaats van zoeken
• Werken met zaken
• Digitaal ondertekenen
• NEN2082-gecertificeerd