Digitale archivering: Archief Compact

Het opzoeken en archiveren vindt plaats op de werkplek. Met Archief Compact bieden wij u een gebruikersvriendelijke en voor geconfigureerde digitale archiefoplossing die geen fysieke ruimte in beslag neemt. Het neemt gebruikers van ERP-systemen het vele werk uit handen dat het klassieke archiveren met zich meebrengt en zorgt voor een efficiënter werkproces. Klein, maar fijn!

Compacte archiveeroplossing met grote mogelijkheden

Archief Compact biedt alle voordelen die u van een digitaal archiveersysteem mag verwachten. Met de basismodule kunnen uw gebruikers hun documenten ook in meerdere versies zonder kwaliteitsverlies archiveren. Het kan worden ingezet voor alle documenten uit uw ERP-systeem maar ook voor Microsoft Office (Word, Excel en Outlook)- documenten. Eenmaal gearchiveerd, kunnen gebruikers vanuit bijvoorbeeld het ERP-systeem razendsnel documenten opzoeken. Daarbij kunnen ook meerdere gebruikers tegelijkertijd hetzelfde document inzien, onafhankelijk van de afdeling en de plaats waar ze zich bevinden. De toegesneden en individuele rechten bepalen wie welke documenten mag inzien. Zo wordt de benodigde informatie tot het noodzakelijke beperkt en dat zorgt voor overzicht en bespaart tijd.

Gewoonweg geweldig!

Processen optimaliseren met de module “Taken”
Met Archief Compact kunt u bij een gearchiveerd document taken definiëren en beëindigen. Processen verlopen efficiënter door het doorsturen van documenten naar één of meerdere ontvangers, het automatisch tonen van de bijgewerkte versie en door het weergeven van alle taken in één overzicht.

Verkeerde interpretatie is verleden tijd
De module “OCR en barcode” maakt full tekst search mogelijk in pdfdocumenten en in andere veel gebruikte bestanden zoals tiff, jpg, png of bmp. In het ERP-systeem worden unieke codes gegenereerd en aan de documenten toegevoegd. Daarmee kunnen bij het scannen van het document relevante indexen voor het archiveren automatisch worden gevuld. De handmatige inspanning wordt hiermee overbodig en fouten bij de indexering worden voorkomen.

Perfect geïntegreerd met laatste technologie

Archief Compact werkt naadloos in combinatie met uw huidige ERP-systeem. Rekening houdend met Microsoft SQL- en Oracle-databases is het in de nieuwste 64-bit-technologie ontwikkeld. Het resultaat: hoge performance en uitgebreide opslagbeheermogelijkheden

Met Archief Compact zit u safe

Wijzigingen zijn altijd inzichtelijk doordat veranderingen aan documenten automatisch worden geregistreerd. De leesbaarheid is tijdens de gehele archiveringsduur gegarandeerd door tijdloze bestandsformaten. Zo wordt aan de belangrijkste wettelijke en belastingtechnische eisen m.b.t. archivering voldaan.

Alles uit één koker en in deskundige handen

Zowel diep geïntegreerd als stand-alone, de door de Aareon Groep ontwikkelde oplossing Archief Compact neemt u veel klassiek archiveringswerk uit handen. Daarnaast heeft u als gebruiker de mogelijkheid om het beheer en onderhoud ervan volledig aan ons toe te vertrouwen. Archief Compact is een bewezen toepassing die met name geschikt is voor organisaties die een bijna onbegrensd aantal documenten zonder kwaliteitsverlies willen kunnen opslaan en opzoeken en hiervoor een voorgedefinieerd, eenvoudig en overzichtelijk digitaal archief willen inzetten.

Allemaal overtuigende argumenten om voor Archief Compact te kiezen!