De digitale handtekening via ValidSign

Het voorbereiden van een transactie om mensen van binnen of buiten de organisatie in staat te stellen documenten te ondertekenen is simpel. Voeg de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en start de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. Gemakkelijk en veilig, in de meest vertrouwde cloud!

Vereenvoudig het ondertekenproces

Met de digitale handtekening van ValidSign kun je plaats, tijd- en device onafhankelijk documenten (laten) ondertekenen. De benodigde handtekening kunnen in een fractie van tijd eenvoudig worden verzameld. Fouten en datalekken kunnen sterk verminderd worden door het volledig digitale proces waarbij je ook direct jouw documenten digitaal kunt archiveren.

Verbeterde klantervaring

Daarnaast is de digitale handtekening een extra service richting klanten. Zij ondertekenen contracten en overeenkomsten digitaal zonder de documenten af te drukken, te scannen en terug te sturen. Jouw klanten zullen onmiddellijk het gebruiksgemak ervaren. Het getekende contract zal teruggestuurd worden en op de juiste manier worden gearchiveerd nadat de transactie is afgerond.

Het platform met de meeste features

Door de vele ValidSign features bieden wij een complete oplossing voor elke organisatie. Het rijkste platform binnen handbereik voor elke organisatie.

Het ValidSign-team is continu bezig met het verbeteren van onze oplossingen, om klanten zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. ValidSign begrijpt dan ook dat je regelmatig hetzelfde type document ter ondertekening uitstuurt. Het vergt veel tijd om elke keer het volledige document te voorzien van de juiste invul- en handtekeningvelden. Maak daarom gebruik van templates die je opnieuw kunt gebruiken. Dit scheelt veel handelingen en tijd bij het ter ondertekening versturen van een en hetzelfde document.

Daarnaast is het binnen het ValidSign platform mogelijk om de ondertekenvelden voor jouw digitale document via zogenoemde “text-tags” op te maken. ValidSign herkent deze velden, waardoor de gewenste velden automatisch op de juiste plek binnen het document worden geplaatst.

En als een ondertekening op zich laat wachten kun je middels de reminderfunctie een bericht sturen ter herinnering van het ondertekenverzoek en wordt het document alsnog ondertekend door de desbetreffende persoon, los of zelfs middels een reminderschema.

Naast dat een ondertekening vlot moet verlopen, moet het vooral veilig zijn. Met de digitale handtekening van ValidSign onderteken je digitaal volgens de vereisten van de eIDas verordening. ValidSign voldoet aan de vereisten van de wet voor zowel AES (Advanced Electronic Signatures) als QES (Qualified Electronic Signatures) handtekeningen. Middels extra vormen van authenticatie, zoals SMS-verificatie, V&A, iDin en DigiD kun je zeker zijn van een veilig ondertekenproces.

Geïntegreerd met jouw vertrouwde applicatie

Software waaronder DMS, CRM- en zaak systemen, HRM software en vergaderoplossingen worden binnen organisaties ingezet om een groot gedeelte van de organisatie te digitaliseren. Met deze software digitaliseer je meer dan 90 procent van het gehele proces. Maar wat gebeurt er met die laatste 10 procent? Wanneer een arbeidscontract is opgesteld en zowel door de HR-medewerker als de toekomstige werknemer moet worden ondertekend, gebeurt dit veelal nog op papier middels een natte handtekening. Het ondertekenproces is op deze manier niet alleen belastend voor het milieu, maar het is ook een arbeidsintensief proces dat veel tijd en dus geld kost.

Omdat ValidSign integreert met tal van applicaties is het heel eenvoudig om het gehele proces vloeiend te laten verlopen. Integreer onze oplossing met jouw DMS, HRM, Zaak of CRM-systeem, zoals SharePoint, AFAS, iBabs, Nintex, SAP of Salesforce om jouw documenten digitaal te (laten) ondertekenen vanuit jouw vertrouwde applicatie(s). De ondertekende documenten worden direct gearchiveerd op de juiste locatie in het systeem.

Digitaal vs. nat ondertekenen

Meer dan 1500 organisaties hebben er voor gekozen om hun documenten digitaal te (laten) ondertekenen middels de digitale handtekening van ValidSign. Waarom zij dit doen? De digitale handtekening telt veel voordelen ten opzichte van de natte variant. Denk alleen al aan het tijdrovende papieren ondertekenproces dat vooraf gaat aan het verkrijgen van de benodigde natte handtekeningen. Door over te stappen op digitaal ondertekenen dring je de nodige handelingen flink terug.

Tijd

Met het digitale ondertekenproces voeg je enkel de documenten, de (externe) ondertekenaars en de verificatiemethode toe en start je de transactie. De ondertekenaars ontvangen een melding om het document te bekijken en digitaal te ondertekenen. ValidSign maakt het mogelijk om plaats, tijd- en device onafhankelijk te ondertekenen waardoor documenten binnen een paar minuten zijn ondertekend in plaats van dagen of weken.

Beveiliging

Tijdens het zetten van de digitale handtekening wordt middels digitale gegevens zowel de naam en het mailadres van de ondertekenaar als de tijd en datum van ondertekening vastgelegd. Daarnaast wordt een document verzegeld wanneer alle benodigde handtekeningen zijn gezet. Hierdoor blijft ook de elektronische variant onveranderd en rechtsgeldig. Afhankelijk van de wens van de klant en de bewijslast van te ondertekenen documenten kan je ook nog eens extra verificatiemethodes zoals een TAN-code via SMS of bankauthenticatie met iDIN. inzetten. Een papieren document blijft op een bureau liggen, raakt kwijt in de post en kan worden gelezen door mensen waarvoor het document niet bestemd is. Met digitaal ondertekenen ben je daar in één klap vanaf.

Kosten

Wanneer je digitaal ondertekenen afzet tegen de ‘natte’ handtekening zijn veel mensen verbaasd over de kosten van de handtekening op papier. De kosten voor printen, papier en verzendkosten lopen flink op. Daarnaast moet je ook rekening houden met tijd die werknemers bezig zijn om documenten ondertekend te krijgen. Zij besteden veel tijd aan het onderzoeken of documenten juist zijn ondertekend, waar documenten zich in het ondertekenproces bevinden en ondertekenaars helpen herinneren om een document retour te sturen. Een klein percentage documenten raakt zelfs kwijt, wat allerlei risico’s met zich meebrengt. Nu je weet dat de doorlooptijd van het ondertekenproces met wel 80% versneld kan worden, begrijp je waarschijnlijk wel dat digitaal ondertekenen zich binnen een mum van tijd terugverdient.