Fox Document - sjabloonbeheer/correspondentie

De wereld om ons heen verandert snel en digitalisering is een belangrijk onderdeel van deze verandering. Efficiënt werken en klanttevredenheid zijn grote uitdagingen voor corporaties. Bovendien heeft de klant van vandaag hoge verwachtingen. Uw klanten willen steeds meer zelf uitvoeren en verwachten antwoorden op hun vragen op het moment dat hen dat uitkomt. Dit betekent dat u uw klanten verschillende mogelijkheden moet bieden om dit te kunnen doen

Aareon biedt u innovatieve oplossingen die voorzien in deze mogelijkheden. De visie van Aareon is hierin duidelijk: Iedereen, Altijd, Overal.

Iedereen: Activiteiten worden steeds meer belegd bij de personen of organisaties die een aandeel daarin hebben. Niet alleen uw medewerkers maar ook uw huurders en ketenpartners verrichten hun eigen deel van de werkzaamheden. Bewaking van en ‘in control’ blijven over de processen blijft daarin van groot belang.

Altijd: Zaken doen van negen tot vijf is al lang verleden tijd. Informatie verkrijgen, verstrekken, toevoegen en het kunnen wijzigen daarvan, moet op ieder moment mogelijk zijn.

Overal: De activiteiten moeten uitgevoerd kunnen worden ongeacht de locatie waar iemand zich bevindt. Thuis, bij de klant, op kantoor of waar dan ook onderweg.

Correspondentie

Correspondentie vormt een belangrijk onderdeel van de Aareon-toepassingen. En terecht, het is het visitekaartje van organisaties. Aareon heeft in al haar toepassingen altijd een oplossing geboden die vanuit alle functies gebruikt kan worden op een eenduidige manier. En we blijven natuurlijk altijd op zoek naar verbetering.Fox Document is de nieuwste uitbreiding van de Fox-suite en biedt mogelijkheden voor sjabloonbeheer en correspondentie.

Sjabloonbeheer

Fox Document biedt ruime mogelijkheden voor sjabloonbeheer, waarbij een opvallende eigenschap is dat de inhoud van documenten op basis van de aangeleverde informatie kan worden aangepast. Daarmee is het bijvoorbeeld mogelijk om met één sjabloon toch meerdere varianten van brieven te kunnen genereren. Hiermee wordt bereikt dat met een beperkte set aan sjablonen alle correspondentie wordt ondersteund.

Versturen van documenten

Fox Document kan uiteraard de documenten printen waarna deze kunnen worden verstuurd. Naast deze basisfunctionaliteit heeft Fox Document uiteraard nog veel meer te bieden. Het digitaal versturen van documenten wordt op een aantal manieren ondersteund. Het pdf-document kan als bijlage met een e-mail worden meegestuurd of er kan een link in de e-mail worden opgenomen waarmee het document uit het Fox-platform kan worden opgehaald. Ook bestaat de mogelijkheid om het e-mailbericht zelf op te maken waarbij tevens de aangeleverde informatie in het bericht kan worden opgenomen. Fox Document is geschikt voor individuele documenten en voor bulkverzendingen, zoals de afrekening van de stookservicekosten.

Integratie met andere toepassingen

Fox Document is naast de Fox-suite ook geïntegreerd in Tobias AX en REMS. Ook kan Fox Document worden ingezet in toepassingen van andere leveranciers, als hierin de mogelijkheden voor integratie aanwezig zijn. Ook het archiveren van documenten in ShareWorX en Archief compact maakt deel uit van de integratie. Dit geldt ook voor ValidSign en SmartLockr. Hiermee kunnen documenten, zoals een huurovereenkomst, worden verstuurd voor ondertekening en kunnen e-mails en bijlagen veilig worden verzonden.