Fox Opname - de app voor (mutatie) inspecties

De wereld om ons heen verandert snel en digitalisering is een belangrijk onderdeel van deze verandering. Efficiënt werken en klanttevredenheid zijn grote uitdagingen voor vastgoedbeheerders. Bovendien heeft de klant van vandaag hoge verwachtingen. Uw klanten willen steeds meer zelf uitvoeren en verwachten antwoorden op hun vragen op het moment dat hen dat uitkomt. Dit betekent dat u uw klanten verschillende mogelijkheden moet bieden om dit te kunnen doen

Aareon biedt u innovatieve oplossingen die voorzien in deze mogelijkheden. De visie van Aareon is hierin duidelijk: Iedereen, Altijd, Overal.

Iedereen: Activiteiten worden steeds meer belegd bij de personen of organisaties die een aandeel daarin hebben. Niet alleen uw medewerkers maar ook uw huurders en ketenpartners verrichten hun eigen deel van de werkzaamheden. Bewaking van en ‘in control’ blijven over de processen blijft daarin van groot belang.

Altijd: Zaken doen van negen tot vijf is al lang verleden tijd. Informatie verkrijgen, verstrekken, toevoegen en het kunnen wijzigen daarvan, moet op ieder moment mogelijk zijn.

Overal: De activiteiten moeten uitgevoerd kunnen worden ongeacht de locatie waar iemand zich bevindt. Thuis, bij de klant, op kantoor of waar dan ook onderweg.

Fox Opname

Fox Opname is de app waarmee uw opzichters snel en professioneel inspecties kunnen verrichten in de woning. Het gaat hierbij niet alleen om de inspecties bij mutatie, maar ook tussentijdse inspecties en inspectie na de uitvoering van dagelijks onderhoud zijn mogelijk. De opzichters maken niet langer gebruik van formulieren, maar kunnen bij de huurder op locatie de verschillende inspectiebevindingen digitaal registreren en een inspectierapport genereren. De inspectiebevindingen worden automatisch verwerkt in Tobias en zijn daardoor ook direct beschikbaar voor uw collega’s in de backoffice. Kortom, Fox Opname resulteert in een toenemende digitalisering van het verhuurmutatieproces en de professionalisering van het inspectieproces.

De mogelijkheden van Fox Opname

Actueel en digitaal

Met Fox Opname beschikken uw medewerkers over alle relevante informatie om het inspectieproces efficiënt te laten verlopen. De inspectie wordt gepland aan de hand van het altijd actuele planbord. De klant kan zelf een inspectie plannen via het planbord in Fox Klantportaal of de medewerker kiest een beschikbare opzichter. De opzichter ontvangt automatisch bericht over nieuwe inspectieopdrachten en alle relevante klant- en perceelinformatie is bij de inspectieopdracht aanwezig. Op basis van deze informatie kan de opzichter de klant bezoeken. In het kalenderoverzicht heeft de opzichter inzicht in zijn geplande en al uitgevoerde inspecties en kunnen de bevindingen direct ingezien worden.

Inspectieproces

Fox Opname biedt een optimale ondersteuning voor uw inspectieprocessen. De inspectiesoorten en constateringen zijn vrij in te richten, waardoor de applicatie afgestemd kan worden op uw wensen. De kwaliteit van het inspectieproces wordt gewaarborgd door de indeling van de applicatie waarbij de opzichter de verschillende vertrekken één voor één inspecteert. Waar nodig kan de opzichter zijn bevindingen direct doorvoeren aan de hand van vooraf gedefinieerde constateringen. Hierdoor kan het inspectieproces snel doorlopen worden en hoeft de opzichter geen constateringen meer handmatig op te voeren. De bevindingen kunnen extra onderbouwd worden door middel van foto’s. Dit gebeurt allemaal digitaal en wordt automatisch verwerkt, dus formulieren en handmatige processen zijn verleden tijd! Heeft de opzichter tijdelijk geen internetverbinding? Geen probleem, want het inspectieproces kan ook zonder internetverbinding doorlopen worden.

Gerelateerde processen

Naast het registreren van inspectiebevindingen zijn er nog diverse andere mogelijkheden binnen de inspectie-applicatie. Denk hierbij aan het wijzigen van de contactgegevens, het registreren van ZAV-constateringen, het bijwerken van de woningwaardering, het registreren van meterstanden en het vastleggen van de sleuteloverdracht. Ten slotte kan de opzichter aangeven wat de status van de woning is en of deze bijvoorbeeld aansluitend verhuurd kan worden.

Inspectierapportage

Aan het eind van het proces wordt er in de woning een inspectierapport aangemaakt waarin de inspectiebevindingen en de reparatie- en prijs afspraken overzichtelijk zijn vastgelegd. Hierna wordt het rapport akkoord bevonden door middel van een digitale handtekening. Het rapport wordt ook digitaal verstuurd en kan naderhand rustig nagelezen worden door de huurder. De resultaten worden automatisch vastgelegd in Tobias en eventuele opdrachten worden verwerkt in de onderhoudsmodule. Hierdoor kunnen we spreken van een optimale integratie tussen front- en backoffice.

Welke extra voordelen biedt Fox Opname u?

• Beschikbaar voor zowel iOS als Android.
• Gebruiksvriendelijk en intuïtief in gebruik.
• Volledige integratie met ERP.
• Efficiënt proces – geen handelingen in de backoffice.
• Rapportgenerator, rapport inclusief foto’s.
• Behalve voor/eind- ook tusseninspecties.
• Woningoverdracht.
• Het kunnen aanpassen van de woningwaardering en ZAV.