Ketenintegratie: Mareon voor vastgoedbeheerders

Aareon heeft een uitgebreid scala van toepassingen die, onder andere met de inzet van portalen, een verdergaande digitalisering van de processen ondersteunen. Mareon is een van de recente ontwikkelingen op dit gebied: het digitale loket voor de ontvangst van opdrachten, gereedmelding en facturatie.

Aareon biedt u een oplossing voor de volledige verwerking van het reparatieverzoeken-proces met uw leveranciers. Dit proces en alles wat daarbij hoort, is een van de belangrijkste en meest intensieve processen binnen uw organisatie. We bedoelen hiermee het verwerken van een reparatieverzoek van uw huurder en het verstrekken van een opdracht aan een leverancier tot en met het moment dat u de betaling verricht aan deze aannemer of leverancier voor de uitgevoerde werkzaamheden. Tussen deze twee uitersten van het proces zitten veel activiteiten en stappen.

Aareon heeft nu een oplossing die de activiteiten en stappen van dit proces digitaal en geautomatiseerd voor u uitvoert. Denk eens aan de verhoging van de efficiency en onherroepelijke verlaging van de kosten voor bedrijfsvoering die dit voor u meebrengt! Zowel voor u als voor de organisaties die voor u werken.

De werkwijze met Mareon

Opdrachtverstrekking
De door u aangemaakte opdrachten worden automatisch in Mareon geplaatst en zijn direct beschikbaar voor de leverancier. In combinatie met een klantportaal - waar huurders hun meldingen direct kunnen plaatsen - zijn er vanaf melding en opdrachtverstrekking tot betaling geen handmatige acties meer nodig. De registratie van het reparatieverzoek kan de huurder zelf doen in Fox, het klantportaal van Aareon. Hij kan de reparatie hierin ook meteen plannen en de status van de werkzaamheden volgen.

Afhandeling van de opdracht
De afhandeling van de opdracht door de leverancier vindt plaats met ondersteuning van Mareon. De aannemer die de opdracht aanneemt, kan via Mareon de planning van de werkzaamheden doorgeven en de status van de opdracht aanpassen. Daarmee is voor uw medewerkers en uw huurders direct de status van de opdracht inzichtelijk.

Facturering
Tenslotte zal de factuur die door de leverancier via Mareon wordt aangeboden aan de opdracht worden gekoppeld en rechtstreeks in de routing van de facturen terechtkomen, zonder handmatige registratie of scannen. De factuur wordt automatisch gekoppeld aan de opdracht, en - indien deze volledig matchen - direct en automatisch gereedgezet worden voor betaling. Door deze werkwijze kunnen alle stappen in het proces bij de corporatie worden gedigitaliseerd en kan dat proces veel efficiënter worden uitgevoerd.

Ook volledige digitale integratie voor uw leveranciers

Mareon ondersteunt voor de leveranciers naast de verwerking via het portaal ook een volledige digitale verwerking op basis van de DICO-standaarden.

Als het ERP-systeem van uw leverancier de marktstandaard S@les in de Bouw ondersteunt, dan komt de opdrachtverstrekking direct binnen in het ERP van uw leverancier. De statuswijzingen die de leverancier doorvoert, zoals acceptatie, planning en gereedmelding komen via dezelfde weg direct in Tobias en zijn daarmee ook weer direct bekend voor medewerkers en huurders.

Tot slot worden ook de facturen door de leveranciers direct aangeboden via deze koppeling. Deze worden door Mareon direct geregistreerd binnen Tobias. Daar vindt de verdere afhandeling plaats. Het voordeel van deze koppeling is dat het gehele proces geautomatiseerd verloopt.

Zonder bovenstaande integratie bestaat de mogelijkheid voor leveranciers om de factuur te genereren en aan te bieden via Mareon. Hiermee kan de leverancier na technische gereedmelding de factuur op basis van de opdracht laten aanmaken. De leverancier hoeft deze enkel te accorderen waarna de factuur in Tobias wordt verwerkt. Uiteraard kan de leverancier deze factuur in Mareon printen of exporteren ten behoeve van zijn eigen administratie.

Indien nodig kan er ook een koppeling worden gerealiseerd met systemen van leveranciers die niet kunnen communiceren via de S@les in de Bouwstandaard. Ook hiermee wordt de volledige digitale integratie bereikt.

Het voordeel voor de leverancier zal duidelijk zijn, het totale proces kan door de leverancier in zijn eigen ERP-systeem worden uitgevoerd.