Ketenintegratie: Mareon VvE

Veel vastgoedbeheerders hebben bezit dat in een VvE is opgenomen, bijvoorbeeld omdat er een of meerdere appartementen uit een complex zijn verkocht aan derden. Als er zoals in deze situatie appartementen zowel verkocht als verhuurd zijn, komt het natuurlijk voor dat huurders een reparatieverzoek indienen, waarvan de uitvoering door de VvE moet worden gedaan en betaald. De praktijk leert echter dat het niet altijd makkelijk is om hier de juiste keuze te maken bij het bepalen wie het onderhoud moet uitvoeren. Daarnaast kost het ook nog extra tijd om de melding door te geven aan de VvE-beheerder.

Mareon VvE lost dit probleem op. In combinatie met de juiste inrichting van Tobias worden de reparatieverzoeken, die voor de VvE zijn herkend, ook direct als melding doorgezet naar de VvE-software, bijvoorbeeld Twinq. De voortgang van het reparatieverzoek wordt direct weer vanuit de VvE- software in Tobias bekend gemaakt. Dit betekent: geen reparatieverzoeken meer die per ongeluk op rekening van de verhuurder worden opgelost, direct inzicht in de voortgang, geen onnodige tijdverspilling voor de medewerkers die contact moeten opnemen met de VvE , geen huurders meer doorverwijzen naar de VvE en een efficiënt proces bij de VvE-beheerder.

Hoe werkt het?

Inrichting

Om te beginnen moeten er aanpassingen in de inrichting gedaan worden waardoor in Tobias bekend is welke VvE’s er zijn. De VvE’s worden vervolgens gekoppeld aan het bezit. Belangrijk hierbij is dat bij elke VvE een GLN-nummer wordt geregistreerd. Dit is het unieke nummer waarmee aan de VvE-beheerder kenbaar wordt gemaakt over welke VvE een reparatieverzoek gaat. De VvE-beheerders worden ook geregistreerd als leverancier, uiteraard met een aparte categorie. Tenslotte wordt de beslisboom aangepast, zodat deze ook naar een VvE kan verwijzen.

Nieuw reparatieverzoek

Als er een nieuw reparatieverzoek binnenkomt, wordt deze net als nu geregistreerd, alleen op de achtergrond wordt, met behulp van de beslisboom en de nieuwe inrichting, gecontroleerd of het object waarop het reparatieverzoek van toepassing is bij een VvE hoort en of het defect ook voor rekening van de VvE is. Als dit bij beide het geval is, ontstaat er nu een nieuwe gegevensstroom. De melding die zojuist binnengekomen is wordt door Tobias direct aangeleverd bij Mareon VvE. Aan de hand van het meegestuurde GLN-nummer weet Mareon waar de melding moet worden afgeleverd en daar zal de melding worden geregistreerd als een reparatieverzoek. De VvE-beheerder heeft de melding al in zijn systeem staan en kan deze verder bewerken conform de werkwijze van de VvE.

Implementatie

De implementatie van Mareon VvE bestaat uit een aantal onderdelen. Ten eerste het aanpassen van de inrichting. Hierbij zullen onze consultants ondersteunen. Veel van de nieuwe inrichting kan worden geïmporteerd uit de software van de VvE beheerder. De VvE- beheerders zullen daarbij ook in Mareon bekend worden gemaakt. Voor de medewerkers die de intake van de reparatieverzoeken doen, verandert er niets in de werkwijze. Als de inrichting is gedaan kan er, in overleg met de VvE-beheerder, direct worden getest. Na akkoord op de test kan de productie-omgeving op dezelfde manier worden ingericht en worden vrijgegeven. Bij het eerste reparatieverzoek voor een VvE is direct duidelijk welk voordeel dit oplevert.

De eigenschappen van Mareon VvE

• Reparatieverzoeken direct doorgeven aan de VvE’s
• Inzicht in de voortgang van het reparatieveroek
• Volledig in de cloud
• Automatische herkenning van de VvE’s
• Beschikbaar voor Tobias AX versie 6.x en Tobias 365