Deze verschillende stromen kunnen nu sterk vereenvoudigd worden door het gebruik van Mareon Factuur en Mareon E-invoicing. Samen met de reeds bestaande onderdelen van Mareon wordt hiermee de totale factuurstroom afgedekt.

Hoe werkt het?

Mareon Factuur en Mareon E-invoicing werken beide op dezelfde manier. Het PDF-bestand van de factuur of het UBL/XML-bestand kan door de leverancier worden ingestuurd naar een mailbox die Aareon voor uw leveranciers beschikbaar stelt. Daar pakt Mareon de mail op. Als de bijlage in de mail een PDF-bestand is, wordt deze doorgestuurd naar onze scantoepassing in de cloud. Deze herkent de gegevens in het PDF-bestand en maakt hier een UBL/XML-bestand van.

Vervolgens wordt dit bestand weer door Mareon opgepakt en komt het in de stroom waarin de door de leveranciers aangeleverde UBL/XML-bestanden ook verwerkt worden. Vanuit deze stroom worden tenslotte de facturen afgeleverd in het pre-facturenregister van Tobias.

In onderstaand figuur is de verwerking schematisch weergegeven. Aan de rechterkant staat de verwerking van de UBL/XML- en de PDF-bestanden. Aan de linkerkant is de reeds bekende Mareon-functionaliteit voor binnenkomende facturen uit het proces dagelijks onderhoud weergegeven

Implementatie

De implementatie van Mareon E-invoicing en Mareon Factuur is eenvoudig en snel te regelen. Eerst moet er een beperkte vragenlijst worden ingevuld en moeten er voorbeeld facturen worden aangeleverd van de leveranciers die samen 80% van de binnenkomende facturen in sturen. Deze facturen worden door ons getraind. Vervolgens wordt in de testomgeving samen met u een test uitgevoerd en bij acceptatie wordt de toepassing vrijgegeven in de productieomgeving.

Uitval

Doordat er vooraf facturen worden getraind, zal er meteen vanaf de start weinig uitval zijn. Maar dit kan nog steeds wel voorkomen. Dit zal alleen gebeuren bij de PDF-bestanden, UBL/XML-bestanden kunnen altijd worden verwerkt. Als een PDF-bestand niet kan worden verwerkt, zal deze worden aangeleverd in een aparte mailbox. Er zijn dan twee mogelijkheden om dit op te lossen: de factuur moet nog worden getraind (dit kan worden aangegeven bij Aareon) of de factuur bevat fouten en dan moet de leverancier op de hoogte worden gesteld.

De eigenschappen van Mareon Factuur en Mareon E-invoicing:

• Verwerken van PDF- en UBL/XML-bestanden
• Volledig in de cloud
• Werkt op alle versies van Tobias en REMS
• Behandelt de factuurtotalen

Tenslotte

Met Mareon E-invoicing en Mareon Factuur kan nu de totale factuurstroom worden gedigitaliseerd. Er is geen eigen scanstraat meer nodig en het handmatige werk wordt weggenomen. Een welkome aanvulling voor de digitalisering opgave van organisaties!

Wilt u meer weten? Wanneer u inlogt op het extranet van Aareon, kunt u het webinar bekijken dat Aareon over Mareon heeft gegeven.