Gebruik van Cookies

Aareon gebruikt cookies om de werking van haar websites zo goed mogelijk aan te passen aan de wensen van haar bezoekers.
Wanneer u gebruikmaakt van de Aareon-websites, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies.

Bits en bytes

Magazine
Nieuws

Bits en bytes: onmisbaar gereedschap in het onderhoudsproces

Een klemmende deur, het vastzetten van een deurklink of een compleet nieuwe badkamer. Alle voorkomende niet-planmatige onderhoudswerkzaamheden van de woningcorporaties De Woonplaats en Woningstichting Hellendoorn worden vakkundig uitgevoerd door Reparaad.

Een gesprek met Henk-Jan Veltkamp, directeur Reparaad, over het belang van bits and bytes in het onderhoudsproces.

Reparaad is een jong bouw- en installatiebedrijf dat in 2009 is ontstaan door een bundeling van expertise vanuit een samenwerking van Klein Poelhuis Installatietechniek en Wam & van Duren Bouwgroep. “De aanleiding voor het ontstaan van Reparaad was de zoektocht van De Woonplaats naar een nieuwe partner voor de uitvoering van het NPO-proces”, licht Henk-Jan toe. “De vraag werd bij 19 bedrijven uitgezet, waaronder bij Wam & van Duren Bouwgroep en bij Klein Poelhuis Installatietechniek. Beide bedrijven hebben toen besloten om samen op te trekken en in te schrijven op de aanvraag. Bij Klein Poelhuis waren ze al gewend om volledig digitaal en met pda’s te werken, bij Wam & van Duren Bouwgroep kon door de samenwerking afscheid worden genomen van de papieren bon in de bus. De mix van bouw en installatiewerk in één bedrijf, één call centre en een volledig papierloos NPO-proces bleek doorslaggevend voor opdrachtgever De Woonplaats. Reparaad was geboren”.

In 2014 heeft de ADG Dienstengroep met het nemen van een meerderheidsbelang de positie van Reparaad versterkt met als doelstelling om de landelijke ambitie van Reparaad versneld vorm te geven. Inmiddels werken er 85 technische professionals in vaste dienst bij het full service onderhoudsbedrijf uit Winterswijk.

Ogen en oren

“Dat vullen wij aan met een flexibele schil van 20 professionals, die wij ook volledig digitaal aansturen”, vertelt Henk-Jan. Alhoewel Reparaad inmiddels niet uitsluitend meer voor woningcorporaties werkt, blijven de woningcorporaties een belangrijke doelgroep van Reparaad. “De Woonplaats en Woningstichting Hellendoorn zijn voorbeelden van woningcorporaties waar Reparaad momenteel het NPO voor uitvoert”. Volgens de directeur van Reparaad zien steeds meer corporaties in dat het onderhoud een specialisme is dat niet past bij de kerntaken van de corporatie. Daarbij is het niet zo dat alleen de eigen dienst van de corporatie de ‘goede ogen en oren’ kunnen zijn. “Misschien is dat eigen ogen en oren-verhaal ook wel wat overtrokken. Of anders gezegd: wij zijn net zo goed de ogen en oren voor de corporatie als haar eigen vaklieden. Natuurlijk signaleren en rapporteren wij misstanden als dat nodig is, maar primair zijn we er om onderhoud snel en vakkundig uit te voeren. Onze vakmannen hebben passie voor klussen en zijn daarvoor opgeleid, niet voor specialistisch werk op het sociaalmaatschappelijke terrein van de woningcorporaties. Dat is echt een ander vak”.

Regie

Volgens Henk-Jan komt het steeds vaker voor dat corporaties de eigen dienst door ons laten aansturen. “Dat zijn vooral kleine corporaties met een paar eigen vaklieden. Wij voeren dan de regie, waarbij het ook mogelijk is dat de vaklieden uiteindelijk bij ons op de loonlijst komen. Op die manier kunnen corporaties de productiviteit en continuïteit van niet-planmatig onderhoud een impuls geven”.

Uitbesteden

“Het is wel vaak een laatste stap naar het volledig uitbesteden”, vervolgt Henk-Jan. “Corporaties krijgen soms wel honderden facturen van allerlei kleine uitvoerende partijen. Bij ons krijgen ze één factuur en zijn wij verantwoordelijk voor de kwalitatieve uitvoering van alle NPO-opdrachten. Daarnaast moeten wij voldoen aan de eisen die de branchevereniging aan ons stelt. We moeten mee met de markt en werken met de nieuwste producten. Voor een kleine eigen dienst is dat amper bij te benen”.

Mareon

Ook de woningcorporaties zoals de Woonplaats en Woningstichting Hellendoorn zien in dat het uitbesteden van niet-planmatig onderhoud grip op dit proces oplevert en de efficiency verhoogt. Henk-Jan licht het proces toe. ‘’Ons ERP-systeem is voorzien van een digitaal portaal dat is gekoppeld met de leveranciersportalen van de twee corporaties. Die gebruiken daarvoor Mareon van Aareon. Opdrachten waar de woningcorporaties zelf een rol in hebben, komen via Mareon rechtstreeks in het digitale portaal van Reparaad. Het voordeel van de digitale communicatie tussen ons portaal en Mareon is dat er geen bonnen kwijtraken of fouten worden gemaakt met overtypen van referentienummers”.

Transparant

Henk-Jan vervolgt: “In de meeste gevallen nemen huurders – al dan niet na eerst contact te hebben gehad met de corporatie – rechtstreeks contact op met Reparaad voor het inplannen van een opdracht. Deze opdrachten geven wij via een koppeling terug aan Mareon, die vervolgens een referentienummer aan ons systeem teruggeeft. De complete basisopdracht ligt dus altijd bij ons”. De koppeling tussen het portaal van Reparaad en Mareon voor de woningcorporaties maakt het NPO-proces tot op de spijker transparant. “Zodra wij een opdracht gereedmelden, is dat direct in Mareon zichtbaar, inclusief de digitale factuur”.

Bits en bytes

Opvallend aan het gesprek met Henk-Jan is zijn grote kennis van ERP-systemen, portalen en koppelingen in de corporatiesector. Terwijl zijn 85 medewerkers dagelijks de boor en hamer hanteren, wordt het spel volgens hem vooral met bits en bytes beslist. “Onze ambitie is dat we toonaangevend willen zijn in de communicatie om en rond het NPO-proces en de efficiënte afhandeling van opdrachten en facturen. Natuurlijk is de staat van het vastgoed belangrijk, maar iedereen kan een deur afhangen of een toilet plaatsen. Als serviceorganisatie maak je het verschil. De communicatie naar de huurder en opdrachtgever moet snel, helder en vlekkeloos verlopen”.

Onderscheiden

Wat dat betreft kan de informatie die tussen de portalen wordt uitgewisseld Henk-Jan niet rijk genoeg zijn. “Hoe meer informatie, hoe beter, klantgerichter en efficiënter je kunt werken. Het is op dit terrein dat Reparaad zich wil onderscheiden, naast het unieke feit dat onderhoud en installatie in één bedrijf is ondergebracht. Digitalisering en oplossingen als Mareon spelen daarin een grote rol”.

to top