Gebruik van Cookies

Aareon gebruikt cookies om de werking van haar websites zo goed mogelijk aan te passen aan de wensen van haar bezoekers.
Wanneer u gebruikmaakt van de Aareon-websites, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies.

logoAareon

Magazine
Nieuws

Samen bereiken we meer!

Begin 2017 zien we de resultaten van een jaar hard werken. In totaliteit gaan er in deze periode 6 klanten live met hun nieuwe ERP-systeem Tobias AX.

Dit betekent dat er in totaal 100.000+ VHE’s extra beheerd gaan worden met Tobias AX. Een resultaat waarbij we, kijkend naar de cijfers, erg trots op zijn. Waar we nog trotser op zijn is het feit dat deze projecten binnen het budget en planning geïmplementeerd zijn met zeer tevreden klanten als eindresultaat. Dat is waar we het voor doen!

Mondiaal worden er miljarden per jaar besteed aan ERP-implementaties. Een groot deel van deze implementaties zijn helaas niet succesvol. Wat doen wij als Aareon dan anders?

Een ERP-systeem ondersteunt de primaire en ondersteunende processen van een organisatie. Een implementatie raakt dan ook in vrijwel alle gevallen de gehele organisatie. Het implementeren van een ERP-systeem wordt in de vakliteratuur ook wel aangeduid als een complex organisatieveranderproces.

400 jaar gelden schreef N. Machiavelli, een Italiaans diplomaat en politicoloog, het volgende:

”There is no more delicate matter to take in hand, nor more dangerous to conduct, nor more doubtful in its success, than to be a leader in the introduction of changes...” (N. Machiavelli, in ’The Prince ’, vierhonderd jaar geleden)

In onze projectaanpak is het woord “samen” essentieel. De techniek en de software moeten het “gewoon” doen. Voor een succesvol eindresultaat zijn de mensen die het moeten doen minstens zo belangrijk. Het implementeren van een ERP-systeem is complex en omvangrijk proces. Wat het vaak nog complexer maakt zijn fusies en grote organisatieveranderingen die “even” meegenomen worden gedurende een implementatie. Het is veel meer dan het implementeren van software en de bijbehorende instructie. Essentieel voor het welslagen van een implementatie zijn een goede aanpak en een gemotiveerd projectteam. Zonder de kennis, kunde, verantwoordelijkheid en motivatie van de betrokkenen zal een implementatie nooit succesvol zijn.

Het fundament

In 2014 hebben we binnen Aareon een belangrijke verandering ingezet waarbij er meer focus kwam te liggen op consultancy. De eerste stap die we hierbij genomen hebben, is het creëren van vaste consultancyteams. Binnen een team zijn alle disciplines vertegenwoordigd, zodat het team een complete ERP-implementatie kan faciliteren. Een “geoliede machine” is hierbij een belangrijk streven geweest. Korte lijnen, grote verantwoordelijkheid en goede communicatie. Elk team heeft een teamleider die samen met de projectmanager het project “managed” vanuit Aareon. De teamleider is hierbij de inhoudelijke rechterhand van de projectmanager.

Het fundament van onze implementaties is een stevige projectmethodiek gebaseerd op Prince 2 en IPMA samengesteld tot een maat(aan)pak voor Aareon. Met hierbij de keuze voor een “klantspecifieke” aanpak of de variant “Rapid Start”. Bij deze laatste variant zijn de processen en inrichting reeds gedefinieerd en gebaseerd op CORA en de “best practices” uit de markt. We kunnen stellen dat 90% van onze klanten kiezen voor deze variant.

De praktijk

Na een goed overwogen keuze voor een nieuw ERP-systeem staan onze klanten in de blokken om te starten. Zoals eerder gesteld, is het uitvoeren van een ERP-implementatie een complex organisatie-veranderproces. Essentieel voor het welslagen van het project is dan ook het meekrijgen van de mensen die het uiteindelijk moeten doen. Een belangrijk onderdeel hiervan is de communicatie van een heldere business-case en toekomstvisie vanuit het management van de klant. Gedurende het project is het van belang dat het project en de projectleden de volledige steun krijgen en voelen vanuit het management. Voor de uitvoering van het project zijn wij als Aareon erg afhankelijk van de kerngebruikers in de werkgroepen. Samen met deze kerngebruikers wordt het systeem ingericht, getest en uiteindelijk in productie genomen. De kerngebruikers zijn de projectleden die het project dragen en idealiter ook uitdragen binnen de organisatie.

De voorbereiding van het project is een belangrijke stap om uiteindelijk tot een goed project resultaat te komen. Met workshops op het vlak van risico’s en verwachtingen zorgen we er samen met de klant voor dat we niets over het hoofd zien, de verwachtingen goed hebben staan en uiteindelijk het totaal vertalen naar een stevig projectplan.

Het project voeren we uit in verschillende in het projectplan gedefinieerde fasen. Na een gedegen voorbereiding is het systeem ingericht en doen we de eerste proefconversie. Aareon voert de conversie uit en onze klanten komen deze controleren in Emmen. Een belangrijke stap waarvan een aantal klanten een waar uitje van maken inclusief vervoer per bus. Goed voor de teambuilding. Als er aan het einde van de dag witte rook is, gaan we de testfase in. Een fase waarin we het enthousiasme zien groeien bij de kerngebruikers. Eindelijk mogen onze klanten achter de knoppen en zien hoe het systeem daadwerkelijk werkt. Het is mooi om te zien dat een aantal klanten ervoor kiest om gedurende de testfase inloopsessies te organiseren waarbij de kerngebruikers het systeem presenteren aan de rest van de organisatie. Na een succesvol verlopen testfase vindt de definitieve conversie plaats. Na de goedkeuring hiervan wordt het systeem voor productie opgeleverd en gaan we live.

De live-gang blijft altijd een spannend moment. Na een intensief traject van gemiddeld 7 maanden hebben we het moment suprême. De boog is gespannen en we hopen dat alles goed gaat. Mooi zijn dan de reacties van onze klanten die we in de afgelopen periode ontvangen hebben na live-gang.

“Ik werk nu 20 jaar in de sector. Heb in deze tijd meerdere implementaties meegemaakt maar nog nooit een implementatie die zo goed verlopen is als de implementatie van Tobias AX.”

“Mensen zijn gewoon aan het werk en we horen niets. Klopt dit wel?”

“We hebben de live-gang van ons systeem gecombineerd met een fusie en een verhuizing die tegelijkertijd heeft plaatsgevonden. Uiteindelijk is alles gelukt. Debet hieraan is de goede samenwerking tussen ons, Aareon en Residenz ICT. Natuurlijk hebben we onze aandachtspunten gehad, maar we hebben deze altijd gezamenlijk op kunnen lossen.”

Een mooie mijlpaal was de live-gang van Rochdale begin dit jaar. Een corporatie die 48.000 woningen beheert, ging met 500 eindgebruikers zonder noemenswaardige problemen live met Tobias AX. Een resultaat wat we dankzij een goede samenwerking met deze klant en betrokken partners bereikt hebben.

Streven naar operational excellence

Nadat het project afgesloten is, kunnen we terugkijken op een intensieve en succesvolle samenwerking met een mooi eindresultaat. Nu is het zaak de volgende fase te starten met als doel een continue verbetering van de bedrijfsprocessen bij onze klanten en het zo optimaal mogelijk gebruiken en inzetten van de Aareon Smart World. Een operational excellence van bedrijfsprocessen waarbij de doelstellingen klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en besparing op de bedrijfslasten belangrijke uitgangspunten zijn.

Wat kan Aareon hierin betekenen?

Een belangrijke eerste stap is het continueren van de succesvolle samenwerking. Voor het realiseren van uw doelstellingen wil Aareon als businesspartner u graag blijven adviseren over de verdere optimalisering van uw bedrijfsprocessen waarbij onze business consultant uw inhoudelijke aanspreekpunt is. Daarmee is de business consultant de spil in de cyclus om voor u het maximale rendement uit de Aareon Smart World te halen.

Onze business consultant komt op basis van een afgesproken frequentie bij u langs om samen met medewerkers van uw organisatie te inventariseren wat de volgende stappen kunnen zijn in het optimaliseren en digitaliseren van uw bedrijfsprocessen, verdere optimalisatie van de software, het gebruik daarvan en de eventuele opleidingsbehoefte. De toekomstige ontwikkelingen binnen Aareon, inclusief de roadmap, worden besproken maar ook de actuele en toekomstige markontwikkelingen in relatie tot uw organisatie krijgen de aandacht. Uiteraard is de business consultant geïnteresseerd in de ontwikkelingen binnen, en eventueel veranderende visie van, uw organisatie en hoe Aareon daaraan een bijdrage zou kunnen leveren.

De business consultant stelt in overleg met u een stappenplan op hoe de beoogde optimalisatie kan worden gerealiseerd. Gezamenlijk zal worden bepaald welke delen van dit stappenplan door de organisatie zelfstandig kunnen worden opgepakt en bij welke delen de ondersteuning door consultants gewenst of vereist is.

Wij zijn ervan overtuigd dat onze aanpak ervoor zorgt dat na implementatie de samenwerking net zo succesvol zal zijn als gedurende de implementatie. Deze werkwijze zal ervoor zorgen dat u maximaal rendement haalt uit uw automatiseringsoplossing die uiteindelijk bijdraagt aan het realiseren van uw organisatiedoelstellingen.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, neemt u dan vrijblijvend contact op met uw accountmanager.

to top