Digitaliseer de volledige facturenstroom met Mareon
Het verwerken van inkomende facturen kan vaak een tijdrovende bezigheid zijn. De facturen moeten worden geregistreerd, al dan niet met behulp van het scannen en herkennen van de facturen.
In 2016 heeft Aareon, om een deel van deze werkzaamheden te digitaliseren, Mareon geïntroduceerd. De facturen van aannemers kunnen met behulp van Mareon worden opgevoerd door de aannemers en worden vervolgens direct geregistreerd in Tobias AX. Een extra mogelijkheid hierbij is dat Mareon direct communiceert met het ERP-systeem van de aannemer zodat de facturen rechtstreeks vanuit het ERP-systeem van de aannemer via Mareon geregistreerd worden in Tobias AX. Op zich al een behoorlijke verbetering van de efficiency, want een groot deel van de facturenstroom is hiermee volledig gedigitaliseerd. Op het moment van schrijven van dit artikel worden per maand ongeveer 17.000 opdrachten en 10.000 facturen via Mareon verwerkt, zijn er 29 corporaties op aangesloten en 360 aannemers.
Op zich een prachtig resultaat, maar de facturenstroom kan nog verder worden verbeterd. Enerzijds door optimalisatie van bovenstaande functionaliteit van Mareon, want uit de cijfers en ook uit de praktijk blijkt dat aannemers die een opdracht via Mareon verstrekt krijgen, vaak de factuur nog via e-mail of post versturen. En anderzijds door de facturen buiten de onderhoudsketen ook beter af te handelen.
Om dit mogelijk te maken, is Mareon uitgebreid met de mogelijkheid om facturen in UBL-formaat te ontvangen en te verwerken, ook als er gaan inkoopopdracht vanuit het dagelijks onderhoud aan ten grondslag ligt. UBL is de afkorting voor Universal Business Language en is een wereldwijde standaard voor elektronische bedrijfsvoering, bijvoorbeeld voor het opstellen van facturen of bestelbonnen.
Dit UBL-formaat wordt ondersteund door een groot aantal ERP-systemen, ook in Nederland. De werkwijze hiervan is voor de crediteuren erg eenvoudig. De factuur kan worden gestuurd naar een voor de leverancier vastgesteld e-mailadres en wordt daarvandaan door Mareon opgepikt, verwerkt en geregistreerd in Tobias AX. Alle crediteuren die een factuur in UBL-formaat kunnen aanleveren, kunnen dit op dit moment al doen, waarmee het aantal handmatig te verwerken inkomende facturen weer wordt gereduceerd en er minder handelingen en tijd voor nodig zijn binnen uw organisatie.
Toch zal er dan nog een aantal facturen overblijven die nog steeds via de post of als PDF-bestand via e-mail binnenkomt. Om deze laatste groep facturen ook automatisch te kunnen verwerken, is in de laatste maanden hard gewerkt aan een oplossing: factuurscanning in de cloud. Eigenlijk werkt dit, vanaf de buitenkant gezien, net als de hierboven beschreven methode voor UBL-facturen. Er is alleen binnen Mareon een extra stap toegevoegd. Ook hier kan de crediteur zijn factuur, nu in PDF-formaat, opsturen naar een voor hem vastgesteld factuuradres.
Na het ophalen van deze factuur door Mareon wordt er een extra stap uitgevoerd: de factuur wordt door Mareon gescand en de gegevens op de factuur worden omgezet naar UBL-formaat. Vervolgens kan de werkwijze voor UBL-facturen weer worden gehanteerd en worden ook deze facturen vastgelegd in Tobias AX. Deze oplossing zal naar verwachting in het vierde kwartaal van dit jaar beschikbaar komen.
Daarmee is Mareon in twee jaar tijd uitgegroeid van een toepassing ter ondersteuning van het onderhoudsproces tot een totaaloplossing voor inkomende facturen.
Arie van der Deijl
Productmanager Aareon
