Gebruik van Cookies

Aareon gebruikt cookies om de werking van haar websites zo goed mogelijk aan te passen aan de wensen van haar bezoekers.
Wanneer u gebruikmaakt van de Aareon-websites, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies.

Escrowovereenkomst

Magazine
Nieuws > Overig nieuws

De ontwikkeling van software-escrow tot duurzame zekerheid

Sinds 2001 is de software van Aareon opgenomen in het Software Borg Systeem. Software Borg biedt al meer dan twintig jaar diensten en producten op het gebied van software-escrow in samenwerking met de IT-notaris.

De met certificaat bekroonde opname is alleen mogelijk als de software aan tal van kwaliteitsvoorwaarden voldoet, zoals beschreven in de norm software-escrow IT-notaris, en is dus een waardevol keurmerk. Voor Aareon-klanten van de software Tobias (AX), Treasury, VvE AX en de Fox-suite ligt de meerwaarde besloten in het feit dat, middels het sluiten van een escrow-deelnameovereenkomst met Software Borg, het recht op de broncode van de software verkregen kan worden. Met dit recht is de continuïteit van het gebruik van uw software gewaarborgd, doordat uw organisatie in het geval van een calamiteit over de broncode kan beschikken.

Het begin

De behoefte aan software-escrow komt voort uit de uitwerking van het auteursrecht en de afhankelijkheid van software. Op grond van het auteursrecht krijgt de gebruiker uitsluitend een gebruiksrecht op de digitale versie (objectcode). Onderhoud en doorontwikkeling zijn alleen mogelijk door bewerking van de broncode. Dit is de voor een programmeur leesbare versie van de software. Deze versie krijgt de gebruiker niet en heeft hij ook niet nodig. Totdat de softwareontwikkelaar het onderhoud van de software niet meer wil of kan uitvoeren. In dat geval heeft de gebruiker de broncode wel nodig om de software te kunnen blijven gebruiken. Op de gegevens in de bestanden die de gebruiker met behulp van de software heeft opgebouwd, rusten vrijwel altijd bewaarplichten en tegenwoordig (bijvoorbeeld de AVG) soms ook “vergeetrechten”.

Gebruikers wensen eigenlijk dus ook de broncode, maar krijgen die niet op grond van het auteursrecht. Zo ontstaat dus een patstelling die kan worden opgelost door de broncode bij een derde partij (bewaarder) neer te leggen, die de broncode dan onder bepaalde omstandigheden mag afgeven aan de gebruiker.

Wie moet de broncode bewaren?

In de beginjaren van software-escrow werd algemeen gedacht dat het uitsluitend over het bewaren van de broncode ging. Dat betekende dat vrijwel iedereen kon optreden als bewaarder. En dat gebeurde dus ook. Advocaten, notarissen, accountants en zelfs speciaal daarvoor opgerichte rechtspersonen (de bewaarstichting) namen “iets” in bewaring. Na de nodige debacles met onvolledige broncodes, mankerende bewaarders en falende juridische overeenkomsten ontstond het inzicht, dat een software-escrowconstructie berust op kennis van drie wetenschappen: IT (informatietechnologie), aan IT-gerelateerd recht (o.a. auteursrecht) en informatiebeveiliging (beschikbaarheid software/informatiesysteem).

De noodzaak van een gekwalificeerde en breed beschikbare bewaarder, die elk commercieel (software)bedrijf kon overleven, staat nu niet meer ter discussie. Een dergelijke bewaarder bestaat in het bedrijfsleven niet, maar wel in de rechtstaat en dat is de notaris. Die kan op grond van de Notariswet stellen, dat zijn standplaats niet failliet kan gaan of anderszins kan verdwijnen. De continuïteit van het protocol van de notaris is in deze wet gewaarborgd. Dat heeft de staat prima geregeld. Bovendien hebben alle notarissen een specialisatie in ondernemingsrecht. Zo kan alleen de notaris rechtspersonen oprichten zoals de BV, NV en Stichting, aandelen overdragen en pandrecht vestigen. Daardoor is hij een echte Thrusted Third Party (TTP) die vertrouwen geniet omdat hij gepaste maatregelen kan adviseren én uitvoeren.

Het ontstaan van de IT-notaris

kennisgebieden. Vandaar dat de specialisatie IT-notaris is ontstaan. Deze specialisatie is in 2014 door de Koninklijke Notariële beroepsorganisatie (KNB) officieel erkend. Nu hoeft de (IT-)notaris van alles wat hij overdraagt of bewaart niet alle technische details te kennen. Als hij of zij de juridische kant maar goed verzorgt. Dankzij de samenwerking tussen IT-notarissen en Software Borg is een duurzaam systeem ontstaan, dat bestand is tegen alle denkbare voorvallen in de levensloop van een broncode en de daarmee gegenereerde software.

De Software Borg Stichting

Voor alle technische details, zoals inventarisatie, overdraagbaarheid en bruikbaarheid van de broncode draagt de Software Borg Stichting zorg. Zij fungeert daardoor als technisch expertisecentrum voor IT-notarissen op het gebied van software-escrow en wordt bestuurd door een beëdigd informaticadeskundige die professionele zekerheden kan bieden zoals ook de IT-notaris zelf: vakbekwaamheid, beroeps- en gedragsregels, tuchtrecht en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. De Software Borg Stichting neemt ook de zorgplicht van de IT-notaris over. Dit betekent dat de softwaregebruiker in het geval van een calamiteit wordt bijgestaan op juridisch en technisch vlak. Deze juridische bijstand is van belang omdat een curator beroepshalve vaak beperkt rekening houdt met de belangen van licentienemers.

Er is nu in de praktijk een systeem ontstaan, het Software Borg Systeem, waarbij 4 partijen betrokken zijn: licentiegever (broncode en objectcode), licentienemer (objectcode), IT-notaris (kopie van de broncode) en Software Borg (controle en nazorg).

De vijf kwaliteitscriteria van een duurzame escrowregeling

De vijf kwaliteitscriteria, waaraan het Software Borg Systeem ruimschoots voldoet, zijn:

  1. Rechtszekerheid
  2. Zekerheid informatietechnologie
  3. Kwaliteit aanbieder
  4. Nazorg
  5. Bijdrage aan informatiebeveiliging

Om deze kwaliteitscriteria te kunnen realiseren, heeft de Software Borg Stichting een team van samenwerkende IT-specialisten op alle gerelateerde gebieden. Dat zijn IT-juristen, IT-auditors, softwarespecialisten en natuurlijk de IT-notarissen. Door deze samenwerking kunnen veel kennis en ervaring worden gedeeld.

Door in het voortraject veel aandacht te besteden aan de juridische kanten van software wordt een solide basis gelegd om daar in de levensloop van de broncode op te kunnen voortbouwen. Zo is het titelonderzoek, dat uitgevoerd wordt door samenwerkingspartner De IT-jurist, van groot belang om te weten met wie zaken wordt gedaan. Is degene met wie zaken wordt gedaan, ook wel de echte eigenaar van het auteursrecht?

Volledige en duurzame zekerheid

Anno 2019 ontstaat nu het volgende beeld van duurzame zekerheid in software-escrow:

  1. Voortraject: titelonderzoek, controle volgens Uniforme Werkwijze, FingerPrint-software en rapportage.
  2. Broncode bewaren en nazorg: IT-notaris en Software Borg Stichting.
  3. Mogelijke producten/diensten in samenwerking met de IT-jurist: SaaS software-escrowregeling, IT Contract Asset Management, AVG (o.a. analyse en compliance), second opinion software-escrowregelingen en veel meer.

Voor elke organisatie geldt dat het informatiesysteem in die organisatie bestaat uit vijf componenten: hardware, software, gegevens, gebruikers, procedures. De software is het meest bepalende én meest risicovolle deel. Dat risicovolle zit hem vooral in de onderhoudsgevoeligheid van software. Zo is er de nauwe band met het gebruikte operating system (denk aan alle versies van Windows) en met de hardware zelf. Daarnaast zijn er voortdurend aanpassingen nodig van de functionaliteit van de software vanwege wet- en regelgeving en voortschrijdende inzichten. Ook omdat op vrijwel alle gegevens die in een informatiesysteem worden vastgelegd bewaarplichten rusten, die door de gebruiker moeten worden nageleefd (compliancy), heeft de gebruiker alle belang bij de voortdurende beschikbaarheid van de software in een goede staat. De software-escrowregeling volgens het Software Borg Systeem zorgt voor deze gewenste continuïteit.

Henri Hensen
Bestuurder Software Borg Stichting

to top