Dat data in de belangstelling staan, is iets waar je niet om heen kunt. Maar hoe ga je hier als corporatie mee om? Hoe zorg je dat data veilig kunt gebruiken waarbij de privacy van huurders gewaarborgd blijft?

Samen met Aareon zijn we hier al langer mee bezig. Een aantal jaar geleden was de eerste stap om met de DataFactory een oplossing te bieden om testdata snel en eenvoudig te maskeren. Ondertussen zijn er templates beschikbaar voor Tobias AX maar ook voor alle andere grote ERP-pakketten. Binnenkort komt de template voor Tobias 365 beschikbaar. Hierdoor kun je als corporatie ook na de migratie naar de cloud nog steeds testen met gemaskeerde en betrouwbare testdata.

Maar naast de data die in het ERP staan, zijn er nog heel veel andere plekken waar gegevens staan. Denk alleen maar aan het DMS, de netwerkschijven en de mailserver. Hoe zorg je dat je daar grip en controle op houdt? En hoe voorkom je dat er ongewenste gegevens in al die honderdduizenden/miljoenen documenten en dossiers staan?

Ongeveer 2 jaar geleden hebben we bij de eerste corporatie de FileFactory ingezet. Dit is een nieuw product waarmee wij in staat zijn om geautomatiseerd ongewenste gegevens in documenten en dossiers te vinden en te verwijderen. De oorspronkelijke focus was het opschonen van de historische gegevens in het archief. Hierbij wordt eenmalig een schoningsactie uitgevoerd waarbij alle ‘oude’ documenten en dossiers geanalyseerd worden, waarna automatisch gegevens zoals BSN en kopie ID weggehaald worden. De rest van het document blijft intact en kan dus gewoon gebruikt worden.

Deze eenmalige schoning kun je het beste vergelijken met een ‘datawasserette’: je brengt je vuile ‘was’ en krijgt die schoon weer terug. De inspanning voor de corporatie beperkt zich tot het aanleveren van de documenten, de overige acties voeren wij uit. Op deze manier zorgen we ervoor dat dit ook mogelijk is als de projectenkalender eigenlijk al helemaal vol zit. Ondertussen hebben we deze ‘datawasserette’-projecten al bij 15 corporaties succesvol uitgevoerd zodat zij zeker weten dat het archief geen gegevens zoals BSN en kopie ID meer bevatten.

Maar net als dat je in het echte leven elke keer weer nieuwe ‘vervuilde’ was hebt, geldt dat voor data natuurlijk ook. Elke dag komen er nieuwe en gewijzigde documenten bij die potentieel ongewenste gegevens kunnen bevatten. Natuurlijk kun je werkafspraken maken voor de documenten die je zelf creëert, maar je hebt geen invloed op wat (potentiële) huurders opsturen. Zodra zij gegevens aanleveren waar je niet om gevraagd hebt en jij verwerkt ze, ben jij verantwoordelijk voor die data. Inclusief de gegevens die je niet had willen en mogen hebben…

Dit leidde al snel tot een nieuwe toepassing van de FileFactory: ‘de virtuele postkamermedewerker’. Deze robot zorgt ervoor dat alle nieuwe of gewijzigde documenten periodiek gevonden, geanalyseerd en opgeschoond worden. Wat periodiek is, bepaal je als corporatie zelf. Meestal wordt er voor gekozen dit dagelijks of wekelijks te doen. De documenten waar dan vervuiling in gevonden wordt, kunnen automatisch opgeschoond worden. Maar er zijn ook corporaties die deze documenten handmatig beoordelen, al dan niet met hulp van externe gespecialiseerde organisaties zoals Grover. Zij zetten mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in (vaak autisme-gerelateerd) om deze documenten te beoordelen. Wij werken graag met Grover samen omdat je op die manier een totaaloplossing biedt en tegelijkertijd mensen kunt helpen die anders, onterecht, buiten de boot zouden vallen.

Ondertussen zijn er van ‘de virtuele postkamermedewerker’ alweer nieuwe varianten beschikbaar, waarbij de FileFactory geïntegreerd is in het DMS. Zo kent ShareWorX een triggerservice waarbij de FileFactory aangeroepen wordt om documenten te schonen. Ook bij andere documentmanagementsystemen zijn deze opties er al of ze komen er aan. Dit maakt het voor corporaties natuurlijk alleen maar makkelijker om in controle te blijven.

Toch is dit niet het hele verhaal. In de nabije toekomst gaan we de FileFactory uitbreiden met functionaliteit die je in staat stelt te zoeken naar gegevens die je nodig hebt. Intern noemen we dit ‘de digitale butler’. Je stuurt de FileFactory dan op pad om gegevens te zoeken waarmee je vervolgacties kunt uitvoeren. Bijvoorbeeld het zoeken in documenten naar gegevens die je nodig hebt voor het bepalen van kentallen o.i.d.

En ook toepassingsmogelijkheden zoals het classificeren van documenten op basis van de inhoud van het document, de keuze om in 1 oogopslag te zien waar gevoelige gegevens gevonden zijn en de optie om documenten te valideren, komen er in de nabije toekomst aan..

Wellicht dat het je na het opperen van al mogelijkheden wat begint te duizelen… Dat kunnen we ons goed voorstellen. Ons advies is daarom, begin klein! Denk goed na over wat je wilt met de data in jouw corporatie en begin bijvoorbeeld met het opschonen van het archief.

En onthoud: de FileFactory is dé ‘datawasserette’ voor zowel kleine en grote wasjes.

Eric Hoefman
EntrD