Gebruik van Cookies

Aareon gebruikt cookies om de werking van haar websites zo goed mogelijk aan te passen aan de wensen van haar bezoekers.
Wanneer u gebruikmaakt van de Aareon-websites, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies.

logoAareon

ShareWorX 6.0

Magazine
Nieuws > Overig nieuws

ShareWorX 6.0 - Always deliver more than expected!

In de huidige wereld vol veranderingen stelt u steeds hogere eisen aan onze software-oplossingen. En dat is goed! Ook voor ShareWorX, ons product voor document- en zaakmanagement, blijven wij inspelen op veranderingen.

Met onze nieuwe versie ShareWorX 6.0 betreden wij een nieuw tijdperk, ingegeven door state-of-the-art technologie. Met ShareWorX 6.0 zijn wij klaar voor de toekomst. Gebruiksvriendelijkheid staat centraal en de attractieve en intuïtieve userinterface maakt het gebruik gemakkelijk en snel.

2019: een jaar van verandering

Het jaar 2019 staat in het teken van veel veranderingen. Vanaf 1 januari 2019 is Square DMS verder gegaan onder de naam Aareon Digital Solutions. Naast het documentmanagement en zaaksysteem leveren wij nu ook digitale oplossingen voor medewerkers, uw klanten en uw ketenpartners. Denk daarbij aan apps en portalen. Met de lancering van ShareWorX 6.0 in 2019 geven wij nog een extra impuls aan Aareon Digital Solutions.

ShareWorX werd door ons geïntroduceerd in de woningcorporatiemarkt in 2012 als vervanger van eWorX. eWorX was een “traditioneel” DMS-systeem en ShareWorX een nieuwe-generatiesysteem met functionaliteit als volledige Outlookintegratie middels het zijpaneel, een webinterface(browser), zaak-ondersteuning, bewaarbeleid, apps en veel meer. Op een enkeling na zijn inmiddels bijna alle eWorX-klanten succesvol en tevreden overgestapt naar ShareWorX. Middels jaarlijkse releases verbeteren wij onze producten continu. De thema’s kunnen per release verschillen. De vorige release ShareWorX 5.3 stond voor een groot deel in het teken van de AVG. Gebruikersgemak staat centraal bij elke release.

ShareWorX in perspectief

Om de verwachtingen van een nieuwe release in perspectief te plaatsen, is het goed om even stil te staan bij de kern van wat ShareWorX u nu al biedt en waarvoor u ShareWorX inzet. ShareWorX gebruikt u om orde te scheppen in de digitale chaos. Een ERP-systeem zoals Tobias AX zorgt ervoor dat de primaire processen en de gestructureerde informatie goed worden afgehandeld. Maar wat doet u met alle ongestructureerde informatie die in allerlei formaten door uw organisatie stroomt en een digitale tsunami dreigt te worden? Informatie waarvan uw klanten en ook uw medewerkers steeds meer verwachten dat u deze real-time met hen deelt, bijvoorbeeld in een portaal of app. ShareWorX helpt u daarbij. ShareWorX brengt structuur in uw ongestructureerde digitale informatie, zodat deze efficiënt gevonden, gebruikt en beheerd kan worden en voldoet aan wet- en regelgeving.

Noodzakelijkheid

Structuur aanbrengen is noodzakelijk maar dat gaat niet vanzelf. U zult registratiekenmerken toe moeten voegen aan de informatie zodat u er later gemak van heeft. Het ordenen van informatie in zaken in ShareWorX maakt het aanbrengen van structuur gemakkelijker. Documenten hoeven niet meer individueel vastgelegd en geregistreerd te worden maar worden opgeslagen in een zaak. Kenmerken worden automatisch toegevoegd. Dit maakt de registratie en ontsluiting makkelijker en efficiënter. Daarnaast willen we zoveel mogelijk automatiseren zodat documenten automatisch worden opgeslagen in ShareWorX. Denk bijvoorbeeld aan de correspondentie vanuit de ERP-applicatie, een upload uit het huurders- of woningzoekendenportaal.

In feite hebben we een aantal ShareWorX-robots die hierin faciliteren zoals de ShareWorX Synchronisatie, Spooling en Webservice tooling. Deze robots maken wij steeds slimmer waardoor we steeds meer automatiseren. Bijvoorbeeld het automatisch aanmaken van zaken. Als in het ERP een huurcontract wordt aangemaakt dan kan ShareWorX ook automatisch zaken als huurovereenkomst, servicekosten en huurincasso (betalingen en achterstanden) aanmaken. Of het automatisch aanmaken van de zaak Huuropzegging als er een bevestiging huuropzegging wordt gecreëerd in het ERP. U heeft dan als ShareWorX-gebruiker altijd “alle” zaken voorhanden waarin u documenten wilt opslaan.

Samengevat geeft ShareWorX u de mogelijkheid tot centrale borging en structurering van de digitale ongestructureerde informatie. Het geeft tools om deze processen volledig te automatiseren: laagdrempelig en gemakkelijk zonder overbodige handelingen.

Waarom zou u moeten kiezen voor ShareWorX 6.0 ?

ShareWorX 6.0 brengt u alles wat u mag verwachten van een modern state-of-the-art applicatie. Verdergaande automatisering van processen, gebruikersvriendelijkheid, eenvoudig in gebruik met aantrekkelijke en intuïtieve schermen en functies. En natuurlijk moet de applicatie snel zijn. De ShareWorX 6.0-release is een major release met een verbeterde architectuur en technologische nieuwe onderdelen die dit mogelijk maakt.

De belangrijkste onderdelen van ShareWorX 6.0 lichten we hieronder toe.

Nieuwe userinterface en configuratiemogelijkheden

ShareWorX 6.0 heeft een volledig nieuwe userinterface die moderner, slimmer en volledig responsive is en ondersteund alle leidende browsers ondersteunt. Er wordt gebruik gemaakt van eenvoudige en duidelijke iconen in een moderne vormgeving. Het scherm wordt volledig gebruikt met alleen menu-opties boven in het scherm. Doordat het ontwerp responsive is, kan ShareWorX ook gebruikt worden op kleinere mobile devices. Detailschermen zijn aanpasbaar zodat deze naar behoefte ingesteld kunnen worden. Ten opzichte van de vorige versie van ShareWorX is de kern niet veel veranderd maar er is vooral een slimmer design toegepast. Er wordt geen gebruik meer gemaakt van de SharePoint als presentatielaag waardoor de userinterface sneller is geworden en beter reageert. Er kan wel gebruik worden gemaakt van een SharePoint Connector indien dat nodig is.

Een nieuw onderdeel in de userinterface is dat alle zoekopdrachten grafische weergegeven kunnen worden. Deze weergaves kunnen vervolgens ook weer opgenomen worden in een ShareWorX bureaublad.

ShareWorX bureaublad
ShareWorX bureaublad

De server based file viewer

In ShareWorX 6.0 wordt gebruik gemaakt van een server based file viewer. Het tonen van het bestand wordt dan volledig centraal geregeld. Het installeren van een viewer op de werkplek wordt daarmee overbodig. Door deze centrale afhandeling en het gebruik van caching is de viewer aanzienlijk sneller. De viewer ondersteunt meer dan 200 bestandsformaten waaronder ook Autocad0bestanden en kan daarnaast gebruikt worden voor het maken van annotaties en het voeren van redactie op uw stukken.

Nieuwe zoekengine

In ShareWorX 6.0 is een volledig nieuwe zoekmachine opgenomen gebaseerd op Elastic Search-technologie. Dit verbetert het zoeken in ShareWorX. De nieuwe zoekmachine doorzoekt de metadata en de bestandsinhoud en maakt gebruik van:

Nieuwe zoekmachine
Nieuwe zoekmachine

Office 365-ondersteuning en OneDrive-integratie

Binnen het applicatielandschap nemen Office 365 en SharePoint Online een steeds belangrijkere rol in als digitale werkplek in de cloud. ShareWorX is de centrale plek voor procesdocumenten die archiefwaardig zijn. Office 365 en OneDrive richten zich op de conceptdocumenten waaraan je wilt samenwerken of die je wil delen met externen. Om deze interactie duidelijker en makkelijker te maken, zijn er in ShareWorX verdere integratiemogelijkheden met Office 365 en OneDrive opgenomen.

OneDrive-synchronisatie
Bestanden in ShareWorX kunnen met de functie Vastgeprikte items opgeslagen worden in OneDrive om bijvoorbeeld samen te werken of te delen. Een update van het bestand in OneDrive kan automatisch gesynchroniseerd worden met ShareWorX waardoor er een nieuwe versie van het bestand wordt opgeslagen in ShareWorX.

Webmail en OneDrive-bestanden lezen en archiveren vanuit de browser
Het is nu mogelijk om mail en OneDrive bestanden te bekijken en te archiveren vanuit ShareWorX. Gebruikers hoeven dan niet steeds te wisselen van applicatie.

Integratie met Office 365-webapps
In de Office Store van Microsoft zullen nieuwe add-ins worden opgenomen. Hiermee is het mogelijk om vanuit de online versie van Word-, Excel- of PowerPoint-documenten op te slaan in ShareWorX.

ShareWorX-onderdelen tonen in een SharePoint Online-site
Schermonderdelen van ShareWorX zoals, ‘Mijn Open Zaken’ of ‘Mijn onbeantwoorde documenten’ kunnen als frame opgenomen worden in een SharePoint-intranet, een teamsite of het rollencentrum binnen Tobias AX. Hierdoor kan informatie naar behoefte vanuit een centrale plek bekeken worden.

Participatie en planning
Voor de totstandkoming van deze nieuwe release zoeken we nadrukkelijk de samenwerking met de ShareWorX 6.0-gebruikerswerkgroep. We toetsen de nieuwe mogelijkheden en ontwikkelen op basis van de feedback en input uit deze werkgroep. Hiervoor zijn interactieve sessie’s gepland in het eerste kwartaal van 2019.

In het tweede kwartaal willen we een eerste pilot implementatie van ShareWorX 6.0 uitvoeren en deze nieuwe release na de zomer beschikbaar stellen aan alle ShareWorX-klanten.Samenvattend, 2019 wordt een jaar vol nieuwe ShareWorX-mogelijkheden!

Mark Smits
Product Owner ShareWorX

to top