Gebruik van Cookies

Aareon gebruikt cookies om de werking van haar websites zo goed mogelijk aan te passen aan de wensen van haar bezoekers.
Wanneer u gebruikmaakt van de Aareon-websites, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies.

Rekeningen

Nieuws > Tobias AX

Afrekening service- en stookkosten automatiseren

Het versturen van service- en stookkosten kost woningcorporaties veel tijd en energie. Het selecteren van de klanten, berekenen van de kosten, samenvoegen van documenten en het versturen van de brieven.

Arbeidsintensieve handelingen die je liever niet zelf uitvoert. Mail to Pay signaleerde deze ergernis bij klanten en heeft er een oplossing voor ontwikkeld. Het versturen van service- en stookkosten was nog nooit zo eenvoudig. Cindy Horn (Account Manager bij Mail to Pay): “Vanuit mijn ervaring bij de woningcorporatie weet ik, dat de verzending van de afrekeningen SSK, maar ook de huurverhoging een heel karwei is. Overwerkavonden om de afrekeningen samen te voegen en in te pakken. Tijd die beter kan worden gebruikt voor het persoonlijk contact met de huurder. We hebben hiervoor een oplossing bedacht die gemakkelijk in te richten is in combinatie met Tobias AX. Niet meer zelf inpakken, geen filters meer aan voorkant en betaalgemak voor de huurder. Mail to Pay kan samen met Aareon de corporatie nu op nog meer fronten ontzorgen.”

Het gemak van automatiseren

Met de oplossing Service- en Stookkosten weet Mail to Pay herhalende werkzaamheden te digitaliseren en te automatiseren. Klanten kunnen via een e-mail of brief worden geïnformeerd over de afrekeningen. Moet de klant nog extra kosten betalen? Dan wordt er direct een betaaloptie aan het bericht toegevoegd. En bij de stookkosten worden de afrekeningen van Ista en Techem automatisch aan de correspondentie toegevoegd.

Digitaal en vertrouwd

Comfort bieden aan de huurder betekent dat een woningcorporatie, net als de huurder, digitaler moet worden. Waarom zou je dan niet de mogelijkheid bieden om de afrekening van de service- en stookkosten digitaal te versturen? De e-mails (of brieven) worden volledig in eigen look and feel en vanuit het domein van de woningcorporatie verstuurd. Met of zonder bijlagen en met eigen teksten en tone of voice. Het verstuurde bericht wordt automatisch als PDF gearchiveerd in het DMS. De klant vertrouwt zijn woningcorporatie en kan de openstaande factuur met een iDeal-betaling (op het domein van de woningcorporatie) voldoen.

Automatische koppeling

De automatische koppeling zorgt ervoor dat de inrichting eenvoudig is. In slechts enkele stappen is het versturen van service- en stookkosten volledig geautomatiseerd. Arie van der Deijl (productmanager bij Aareon): “Met deze uitbreiding van ons dienstenpakket wordt het uitvoeren van de afrekening nog eenvoudiger, sneller en duurzamer”. Met dit nieuwe product breiden Aareon en Mail to Pay hun dienstenpakket verder uit.

Groot succes bij Intermaris

Mail to Pay heeft Intermaris bereid gevonden om een pilot met de nieuwe ontwikkeling uit te voeren. Tom Segers (Teamleider Reporting & Accounting bij Intermaris): “Voor het afrekenen van de servicekosten hebben wij als eerste woningcorporatie dit jaar gebruik gemaakt van de diensten van Mail to Pay. Om dit voor het eerst te doen, is spannend en brengt natuurlijk ook een aantal kinderziektes met zich mee. Toch kunnen we spreken van een heel groot succes: 99,9% van de brieven in één keer goed verstuurd, 100% van de brieven tijdig verstuurd en ook 100% van de afrekeningen tijdig uitbetaald. Tevens hebben we vele voordelen (geen handmatige controles - geen dikke pakken papier - niet alles handmatig bij elkaar zoeken en in enveloppen stoppen) ervaren ten opzichte van de oude manier. Volgend jaar gaan we zeker verder met Mail to Pay, waarbij we zoveel mogelijk afrekeningen via e-mail gaan versturen. Hiermee halen we een financiële besparing en het is beter voor het milieu”. Inmiddels hebben meerdere woningcorporaties het product omarmt en lopen er diverse inrichtingsprojecten.

Bron: Mail to Pay

to top