Gemeente Groningen werkt efficiënter met Trace & Treasury

‘’Door Trace & Treasury werken we met één centraal systeem, waardoor we efficiënter werken en fouten worden voorkomen.’’

Het team Treasury van de gemeente Groningen bestaat uit een cash manager, een beleidsmedewerker treasury en een treasurer. Binnen het team heeft iedereen zijn eigen taken, maar ze kunnen elkaars werk ook grotendeels overnemen in geval van ziekte of verlof. Het team zorgt voor de financiering van de gemeente Groningen. Hiervoor maken ze al jaren gebruik van Trace & Treasury. Ze registeren hun opgenomen en uitgezette leningen en houden hun liquiditeitspositie bij. Dagelijks worden de dagafschriften automatisch vanuit de bank in Trace & Treasury ingelezen, zodat er inzicht is in het huidige banksaldo. Op basis van het huidige banksaldo en de toekomstige prognoses wordt er bepaald of en hoeveel moet worden teruggehaald uit schatkistbankieren. Of dat er kort geld moet worden aangetrokken.

Registratie en analyse in één systeem

Binnen het team Treasury houdt Robert zich voornamelijk bezig met de planning- en controlcyclus. Dit bevat o.a. het aanleveren van de stukken voor de jaarrekening, het opstellen van voortgangs- en kwartaalrapportages, het berekenen van het rente-omslagpercentage en de financiële gevolgen in beeld brengen voor de meerjarenbegroting. Bij Trace & Treasury zit alles in één pakket. De foutgevoeligheid is hierdoor klein en Robert heeft sneller toegang tot de benodigde informatie.

Uitgebreide rapportagemogelijkheden

Iedere week stelt Robert een memo op met de realisatie van het kasgeldlimiet vanaf 1 januari tot de dag van aanlevering en de prognose voor de rest van het jaar. Op basis hiervan wordt de liquiditeitspositie van de gemeente Groningen bepaald. Hiervoor maakt Robert gebruik van het kasstroomrapport binnen Trace & Treasury. Op basis van de gegevens in het kasstroomrapport wordt de onderstaande grafiek gevuld, die wekelijks in het memo opgenomen wordt.

Naast het kasstroomrapport haalt Robert ook de betaalstaat, het treasury-rapport, de rente-risicoportefeuille en diverse andere rapportages uit Trace & Treasury. Ook worden standaard brieven met betrekking tot uitgezette leningen automatisch door het systeem gegenereerd.

Om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van Trace & Treasury heeft de gemeente Groningen onlangs de module Advanced Reporting geactiveerd. Hiermee krijgen ze toegang tot extra rapportagemogelijkheden binnen de applicatie, zoals het dashboard.

Kennis delen

Als gebruiker van Trace & Treasury sluit Robert periodiek aan bij de kennisgroep gemeentes. Tijdens de kennissessies worden deelnemers op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen in de software. Daarnaast is er ruimte om onderling als gemeentes te sparren over actuele onderwerpen. Gemeentes kunnen elkaar op deze manier helpen als ze tegen bepaalde punten aan lopen.

Belang van software

Binnen gemeentes blijft financiën een belangrijk onderdeel. Robert geeft aan dat de visie van de afdeling financiën is om digitalisering optimaal in te zetten, zodat de professional zich kan blijven focussen op het analyseren, het maken van prognoses en het beoordelen van risico’s. Daarom blijft het gebruik van up-to-date software van belang. Ze blijven daarom samen met Aareon kijken hoe het proces nog verder geoptimaliseerd kan worden.