Steeds meer gegevens zijn digitaal beschikbaar, ook bij vastgoedbeheerders. Als vastgoedbeheerder digitaliseert u veel informatie over huurders, waaronder ook privacygevoelige informatie. Denk aan alle documenten die een huurder moet opsturen voordat deze een woning krijgt toegewezen: contracten, kopieën van paspoorten en werkgeversverklaringen. De grootste uitdaging om deze informatie te beschermen is niet de manier van beveiliging, maar de bewustwording onder de medewerkers.

Ruim 30% van de Nederlandse bevolking huurt via een woningcorporatie. Hiermee verwerkt deze sector de persoonsgegevens van een aanzienlijk deel van de bevolking. Het gaat hier niet alleen om de verwerking van dossiers gedurende een huuraanvraag, maar ook bij een betalingsachterstand of geluidsoverlast worden er veel belangrijke gegevens met elkaar gedeeld. En wat blijkt? Veel van de communicatie gedurende de verwerking van deze dossiers verloopt via e-mail. Het laatste wat u wilt is, dat deze informatie onderschept wordt.

Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%. Begin met veilig mailen en voorkom dat privacygevoelige gegevens in verkeerde handen vallen. Zo lopen zowel uw organisatie als uw klanten zo min mogelijk risico.

Versleutel uw e-mail en bijlagen

Versleutel uw e-mailberichten of bijlagen met één klik, direct vanuit uw eigen vertrouwde Outlook-omgeving. Dagelijks worden er wereldwijd meer dan 150 miljoen e-mails per minuut verzonden. Als organisatie weet u niet hoeveel van deze e-mails persoonsgegevens en/of andere vertrouwelijke informatie bevatten. Kies er daarom voor om al uw e-mailberichten standaard met SmartLockr Veilig Mailen te verzenden zonder enige additionele belasting van uw bestaande werkprocessen.

Geen bestandslimieten

U heeft het vast al een keer meegemaakt: u staat op het punt om een e-mail te versturen en dan blijken de bijlagen groter te zijn dan de maximaal toegestane omvang. Vaak ligt de standaardbeperking van een Exchange e-mailaccount op 10 MB. Tegenwoordig worden er steeds grotere bestanden uitgewisseld en het laatste wat u wilt is dat u telkens op zoek moet naar een tijdelijke oplossing. Met SmartLockr kunt u direct vanuit Outlook - zonder enige limiet - bestanden versturen van 2GB en groter.

Volg uw e-mails

Wanneer u een belangrijke e-mail of document naar een externe partij stuurt, dan wilt u graag op de hoogte zijn of deze goed is aangekomen. Met de trackingfunctionaliteit van SmartLockr kunt u zien of uw e-mail goed is aangekomen, of deze is geopend en of de bijlage is gedownload. Mocht het voorkomen dat u een bijlage naar een verkeerde ontvanger heeft gestuurd, dan kunt u ook zien of deze al is gedownload. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u de bijlage blokkeren en hiermee een datalek voorkomen.

E-mail- en bijlagenverificatie

Wist u dat de meeste datalekken niet worden veroorzaakt door externe bedreigingen maar door menselijke fouten? Meer dan 50% van de datalekken bestaan uit het versturen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijk informatie naar een verkeerde ontvanger. In heel 2017 was dit zelfs dé nummer één datalek volgens de onderzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Door de gebruiker bewust te maken van mogelijke fouten kunt u preventief datalekken voorkomen binnen uw organisatie. Met SmartLockr Veilig Mailen bieden wij uw organisatie de juiste handvaten om de kans op datalekken drastisch te verminderen. Via de e-mail- en bijlagen-verificatie moet de verzender nog één keer de e-mailadressen en bijlagen verifiëren, die in het e-mailbericht zijn toegevoegd, voordat de e-mail verzonden kan worden. Hiermee verkleint u de kans op dit type datalek met 97%.

Blokkeer bijlagen ná verzending

U heeft zojuist een e-mail verzonden, alleen ontdekt u achteraf dat het naar het verkeerde e-mailadres is verzonden. Doordat een e-mailadres vaak automatisch wordt aangevuld, kan het voorkomen dat u de verkeerde ontvanger selecteert met een datalek als gevolg. Outlook biedt u standaard de optie om een bericht weer in te trekken na verzending, maar in veel gevallen zal het niet werken. Zo is het o.a. niet mogelijk om het bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map. Met SmartLockr kan de eindgebruiker een verzonden e-mail altijd ontoegankelijk maken, ongeacht de e-mailomgeving die de ontvanger gebruikt of in welke map het bericht is opgeslagen. Zo blijft u altijd in controle over de data die uw organisatie verlaten.

End-to-end versleuteling

Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het extra beveiligen van persoonsgegevens een nieuwe standaard geworden. Zo wilt u niet alleen dat uw e-mail versleuteld wordt verzonden, maar dat het ook alleen geopend kan worden door de bevoegde ontvanger. Via Two Factor Authentication (2FA) kunt u uw e-mail beveiligen door eenmalig, per SMS, een inlogcode of een wachtwoord te versturen naar de ontvanger. Hierdoor weet u zeker dat alleen de geauthentiseerde ontvanger toegang krijgt tot uw verzonden e-mail.

Uploadverzoek

Wilt u bestanden toegestuurd krijgen? Dan kunt u dit eenvoudig doen door een e-mail met uploadverzoek te verzenden. In de e-mail staat een knop die de ontvanger doorverwijst naar een uploadpagina. Hier kunnen de gevraagde bestanden worden geüpload, veilig en snel.

Branding

De downloadlink in de e-mail en de webpagina’s worden met branding in uw eigen huisstijl vorm gegeven.

Aareon-toepassingen

De Aareon-toepassingen worden uitgebreid zodat ook e-mail vanuit deze toepassingen direct met SmartLockr verstuurd kan worden. De integratie met Tobias zal worden ondergebracht in de nieuwe correspondentie-oplossing van Aareon: Fox Document.

Naast Veilig Mailen biedt SmartLockr nog twee andere pakketten: SmartLockr Webportaal en Smartlockr Compleet.

SmartLockr Webportaal: Ontvangt u veel bestanden? Dan kan een webportaal op uw eigen website een uitkomst bieden. Laat uw klanten en relaties bestanden naar u uploaden en beheer op deze manier welke bestanden uw organisatie binnenkomen.

SmartLockr Compleet: Met SmartLockr Compleet maakt u gebruik van beide diensten. Dat betekent dat u zowel veilig mailt vanuit uw Outlook-omgeving als ook bestanden kunt ontvangen via het webportaal op uw eigen website. Dit webportaal kunt u optioneel inrichten in uw eigen huisstijl, zodat het de complete look & feel van uw organisatie krijgt.