GEBRUIK VAN COOKIES & TRACKING

Cookies hebben we nodig om onze website voor u te optimaliseren.

Technische cookies

Technische cookies zijn essentieel om het websitebezoek modern en veilig te laten verlopen en om geïntegreerde diensten zoals klantenlogin en trainingsregistraties goed te laten functioneren. Daarom kunt u technische cookies niet deactiveren.

Cookies & tracking

Verschillende online diensten van derden helpen ons de website te verrijken met extra functies en het online aanbod te verbeteren met verzamelde statistische gegevens over bezoeken aan de website en gegevens over gebruikersgedrag (tracking). Daarom zouden wij het op prijs stellen als u de bijbehorende cookies en tracking accepteert.

settings
linkedin
adobe

vimeo

Gedetailleerde informatie over cookies en tracking

Gedetailleerde informatie is te vinden op de pagina Privacy, waar u cookies en tracking kunt in- of uitschakelen onder privacy-instellingen.

Welkom

Oplossingen > Woningcorporaties > Meer oplossingen > Veilig bestanden delen (SmartLockr)

Veilig bestand delen via SmartLockr

Als vastgoedbeheerder digitaliseert u veel informatie over huurders, waaronder ook privacygevoelige informatie.

Steeds meer gegevens zijn digitaal beschikbaar, ook bij vastgoedbeheerders. Als vastgoedbeheerder digitaliseert u veel informatie over huurders, waaronder ook privacygevoelige informatie. Denk aan alle documenten die een huurder moet opsturen voordat deze een woning krijgt toegewezen: contracten, kopieën van paspoorten en werkgeversverklaringen. De grootste uitdaging om deze informatie te beschermen is niet de manier van beveiliging, maar de bewustwording onder de medewerkers.

Ruim 30% van de Nederlandse bevolking huurt via een woningcorporatie. Hiermee verwerkt deze sector de persoonsgegevens van een aanzienlijk deel van de bevolking. Het gaat hier niet alleen om de verwerking van dossiers gedurende een huuraanvraag, maar ook bij een betalingsachterstand of geluidsoverlast worden er veel belangrijke gegevens met elkaar gedeeld. En wat blijkt? Veel van de communicatie gedurende de verwerking van deze dossiers verloopt via e-mail. Het laatste wat u wilt is, dat deze informatie onderschept wordt.

Met SmartLockr verkleint u de kans op een datalek met 97%. Begin met veilig mailen en voorkom dat privacygevoelige gegevens in verkeerde handen vallen. Zo lopen zowel uw organisatie als uw klanten zo min mogelijk risico.

Versleutel uw e-mail en bijlagen

Versleutel uw e-mailberichten of bijlagen met één klik, direct vanuit uw eigen vertrouwde Outlook-omgeving. Dagelijks worden er wereldwijd meer dan 150 miljoen e-mails per minuut verzonden. Als organisatie weet u niet hoeveel van deze e-mails persoonsgegevens en/of andere vertrouwelijke informatie bevatten. Kies er daarom voor om al uw e-mailberichten standaard met SmartLockr Veilig Mailen te verzenden zonder enige additionele belasting van uw bestaande werkprocessen.

Geen bestandslimieten

U heeft het vast al een keer meegemaakt: u staat op het punt om een e-mail te versturen en dan blijken de bijlagen groter te zijn dan de maximaal toegestane omvang. Vaak ligt de standaardbeperking van een Exchange e-mailaccount op 10 MB. Tegenwoordig worden er steeds grotere bestanden uitgewisseld en het laatste wat u wilt is dat u telkens op zoek moet naar een tijdelijke oplossing. Met SmartLockr kunt u direct vanuit Outlook - zonder enige limiet - bestanden versturen van 2GB en groter.

Volg uw e-mails

Wanneer u een belangrijke e-mail of document naar een externe partij stuurt, dan wilt u graag op de hoogte zijn of deze goed is aangekomen. Met de trackingfunctionaliteit van SmartLockr kunt u zien of uw e-mail goed is aangekomen, of deze is geopend en of de bijlage is gedownload. Mocht het voorkomen dat u een bijlage naar een verkeerde ontvanger heeft gestuurd, dan kunt u ook zien of deze al is gedownload. Mocht dit niet het geval zijn, dan kunt u de bijlage blokkeren en hiermee een datalek voorkomen.

E-mail- en bijlagenverificatie

Wist u dat de meeste datalekken niet worden veroorzaakt door externe bedreigingen maar door menselijke fouten? Meer dan 50% van de datalekken bestaan uit het versturen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijk informatie naar een verkeerde ontvanger. In heel 2017 was dit zelfs dé nummer één datalek volgens de onderzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Door de gebruiker bewust te maken van mogelijke fouten kunt u preventief datalekken voorkomen binnen uw organisatie. Met SmartLockr Veilig Mailen bieden wij uw organisatie de juiste handvaten om de kans op datalekken drastisch te verminderen. Via de e-mail- en bijlagen-verificatie moet de verzender nog één keer de e-mailadressen en bijlagen verifiëren, die in het e-mailbericht zijn toegevoegd, voordat de e-mail verzonden kan worden. Hiermee verkleint u de kans op dit type datalek met 97%.

Blokkeer bijlagen ná verzending

U heeft zojuist een e-mail verzonden, alleen ontdekt u achteraf dat het naar het verkeerde e-mailadres is verzonden. Doordat een e-mailadres vaak automatisch wordt aangevuld, kan het voorkomen dat u de verkeerde ontvanger selecteert met een datalek als gevolg. Outlook biedt u standaard de optie om een bericht weer in te trekken na verzending, maar in veel gevallen zal het niet werken. Zo is het o.a. niet mogelijk om het bericht in te trekken als de ontvanger geen gebruik maakt van Outlook of als de e-mail is verplaatst naar een andere map. Met SmartLockr kan de eindgebruiker een verzonden e-mail altijd ontoegankelijk maken, ongeacht de e-mailomgeving die de ontvanger gebruikt of in welke map het bericht is opgeslagen. Zo blijft u altijd in controle over de data die uw organisatie verlaten.

End-to-end versleuteling

Door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is het extra beveiligen van persoonsgegevens een nieuwe standaard geworden. Zo wilt u niet alleen dat uw e-mail versleuteld wordt verzonden, maar dat het ook alleen geopend kan worden door de bevoegde ontvanger. Via Two Factor Authentication (2FA) kunt u uw e-mail beveiligen door eenmalig, per SMS, een inlogcode of een wachtwoord te versturen naar de ontvanger. Hierdoor weet u zeker dat alleen de geauthentiseerde ontvanger toegang krijgt tot uw verzonden e-mail.

Retentieperiode

Hoelang uw verzonden bestanden beschikbaar blijven voor de ontvanger, kunt u zelf instellen. Standaard zijn uw bestanden 14 dagen beschikbaar. Maar dit kunt u eenvoudig uitbreiden. Bij het versturen van de bestanden kunt u de toegang beperken. Met een extra optie in de menubalk aan de linkerzijde kunt u dag en tijdstip aangeven waarop het downloaden van de bijlagen komt te vervallen.

Sterk beveiligde TLS-verbinding

Een Transport Layer Security (TLS)-verbinding beveiligt de internetverbinding. Bestanden worden op een beveiligde manier verzonden via het internet. Het is belangrijk een goed beveiligde TLS-verbinding te gebruiken. Op deze manier wordt de e-mail via een versleuteld kanaal verzonden en krijgen derden geen toegang tot de inhoud van de e-mail.

Wachtwoordbeveiliging

Verstuur bestanden met extra beveiliging. De gebruiker moet zich authentiseren voordat deze toegang krijgt tot de bestanden. De basisbeveiliging, de TLS-verbinding, maakt het mogelijk bestanden op een veilige manier te mailen. Maar wanneer u liever extra beveiliging hebt, dan is het mogelijk uw bestanden te versleutelen met een wachtwoord. Dit wachtwoord krijgt de ontvanger in een aparte e-mail, per telefoon, SMS of WhatsApp toegestuurd, waarna hij toegang krijgt tot de bestanden. Op deze manier zijn de bestanden alleen beschikbaar voor diegenen die het wachtwoord persoonlijk hebben ontvangen.

Uploadverzoek

Wilt u bestanden toegestuurd krijgen? Dan kunt u dit eenvoudig doen door een e-mail met uploadverzoek te verzenden. In de e-mail staat een knop die de ontvanger doorverwijst naar een uploadpagina. Hier kunnen de gevraagde bestanden worden geüpload, veilig en snel.

Branding

De downloadlink in de e-mail en de webpagina’s worden met branding in uw eigen huisstijl vorm gegeven.

Aareon-toepassingen

De Aareon-toepassingen worden uitgebreid zodat ook e-mail vanuit deze toepassingen direct met SmartLockr verstuurd kan worden. De integratie met Tobias zal worden ondergebracht in de nieuwe correspondentie-oplossing van Aareon: Fox Document.

Naast Veilig Mailen biedt SmartLockr nog twee andere pakketten: SmartLockr Webportaal en Smartlockr Compleet.

SmartLockr Webportaal: Ontvangt u veel bestanden? Dan kan een webportaal op uw eigen website een uitkomst bieden. Laat uw klanten en relaties bestanden naar u uploaden en beheer op deze manier welke bestanden uw organisatie binnenkomen.

SmartLockr Compleet: Met SmartLockr Compleet maakt u gebruik van beide diensten. Dat betekent dat u zowel veilig mailt vanuit uw Outlook-omgeving als ook bestanden kunt ontvangen via het webportaal op uw eigen website. Dit webportaal kunt u optioneel inrichten in uw eigen huisstijl, zodat het de complete look & feel van uw organisatie krijgt.

Kennis maken met andere partners van Aareon?

21.02.2022

Partner

Luxs en Aareon bundelen de krachten!

Op 16 februari tekenden Björn Brix, Kris Spitsbaard en Jeroen Kuiper de samenwerkingsovereenkomst tussen Luxs en Aareon.
Luxs en Aareon bundelen de krachten!

Aareon NL

Ik ben geïnteresseerd.

Geïnteresseerd?

Laat hieronder uw contactgegevens achter.

Persoonlijke gegevens
Verplicht
Verplicht
Verplicht
Verplicht
Graag hieronder vermelden wat wij voor u kunnen doen.
captcha
nieuwe code
De code komt niet overeen met de foto
Uw formulier wordt verstuurd. Een moment a.u.b.
Bedankt voor het contact met ons!
to top