Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
HERINNERT U ZICH DEZE NOG… NOG.. NOG? Luisterde u de laatste dagen van december maar de top 2000 of keek u tv naar een vergelijkbaar programma met muziek uit vervlogen tijden? Dan heeft u deze slogan beslist enkele keren voorbij horen komen.
Elk jaar herbeleven we met muziek uit de oude doos een klein beetje hoe het toen was en veel mensen vinden dat fijn en onthaasten daarbij. Niet voor niets zijn zulke programma’s zo populair!
Herinnert u zich ook deze datum nog? 25 mei 2018. Het is de dag waarop de huidige AVG van kracht werd.
Na de feestelijkheden en de jaarwisseling beginnen we het nieuwe jaar met een opgeladen batterij en een schone lei. Een nieuwe ronde met nieuwe kansen om het jaar 2022 bedrijfsmatig tot een beter jaar dan het voorgaande te maken. Aareon wil u daarbij graag terzijde staan, met u in gesprek blijven en natuurlijk ook dat onze oplossingen en diensten in de behoefte van uw organisatie blijven voorzien. Bijvoorbeeld door u via deze weg actief aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming te herinneren!
WETTELIJKE VERPLICHTING
Het is intussen al bijna drie jaar geleden dat de Europese privacywetgeving van kracht werd. De regeling werkt door in alle plaatselijke privacywetten in alle EU- en EER-landen en dat betekent ook het nodige voor uw organisatie.
Uw medewerkers hebben dagelijks volop met privacygevoelige gegevens van uw klanten te maken en de plicht daar met maximale discretie mee om te gaan. Het is van algemeen belang te voorkomen dat door onzorgvuldig handelen gevoelige informatie op straat komt te liggen met alle gevolgen van dien.
De AVG geeft duidelijk aan, waar wettelijk aan voldaan moet worden. Het gaat om individuen die actief hun recht laten gelden en willen dat opgeslagen data verwijderd wordt. Of om bewaartermijnen die voorschrijven hoe lang de in systemen opgeslagen data bewaard mogen of moeten blijven. Het gaat ook om het anonimiseren van namen en adressen in diezelfde systemen zodat een software-update AVG-proof getest kan worden. Dit betreft dus ook Tobias of een DMS (als bijv. ShareWorX), Fox Klantportaal en Outlook (e-mail) om er een paar te noemen.
IS UW ORGANISATIE AVG-PROOF?
Voldoet uw organisatie op dit moment aan de wettelijke verplichtingen vanwege de AVG? Mag de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zich gerust melden voor een controle? Kan de aangewezen verantwoordelijke functionaris afdoende aantonen dat deze zaken op orde zijn? Hoe goed wordt het register van de verwerkingsactiviteiten bijgehouden? Kunt u ook het protocol dat u hanteert om een datalek verplicht te melden overleggen?
Met de AVG-functionaliteit die in Tobias is ingebouwd heeft u het gereedschap in handen om gecontroleerd en op gezette momenten uw data op te schonen waarbij het systeem rekening houdt met de door u ingestelde bewaartermijnen. U bepaalt zelf de mate van automatisering en daarmee de werkwijze die het beste bij uw organisatie aansluit. Onze consultants adviseren graag wat de mogelijkheden zijn, waar u op bedacht moet zijn en waar u rekening mee moet houden. Bedenk daarbij ook dat het anonimiseren van opgeslagen documenten in een DMS van een andere orde is dan het opschonen van de data in het primaire systeem.
Maakt u nog geen of nauwelijks gebruik van de beschikbare AVG-functionaliteit in Tobias, neem dan contact op met Aareon. Een dagdeel is meestal al voldoende om te bespreken welke keuzes gemaakt kunnen worden en om het systeem in te richten. Wilt u ook bijv. uw DMS en andere aanpalende systemen anonimiseren, vraag dan om een offerte.
VOORKOM VERRASSINGEN
Zorg ervoor dat uw organisatie AVG-proof is. Riskeer geen torenhoge boete zoals reeds door de AP uitgedeeld. Het Planbureau van Aareon ziet uw aanvragen voor consultancy of een offerte graag tegemoet via www.aareon.nl/aanvraagformulierconsultancy.