Patrimonium Urk slaat Tobias 365 aan de haak
Op Urk gaat het 365 dagen per jaar over vis. Bij Patrimonium Urk gaat Tobias 365 dagelijks over de tong. Sloeg Aareon de corporatie aan de haak of hapten de Urkers zelf gretig toe? ‘’Wij wilden en zij wilden’’.
Een gesprek met directeur-bestuurder Johan Oosterhoff en Harmen van Laar, medewerker Strategie en Control over de keuze voor de nieuwste cloudoplossing van Aareon.
Urk. Niet zomaar een doorsnee gemeente. Met de grootste vissersvloot en visverwerkende industrie van Nederland ademt het voormalige eiland in alles de taal van de zee. Een eigen dialect, een eigen volkslied en veel, heel veel kerken zijn typerend voor de hechte vissersgemeenschap van Urk, waar het eilandgevoel als vanouds tierig voortleeft.
Huren is ontzorgen
Doorsnee of niet, in grote lijnen ontwikkelt de woningmarkt op Urk zich net als overal, zegt Johan: ‘’Wij zien de vraag naar woningen zowel onder jongeren en ouderen stijgen. Alhoewel Urk de jongste bevolkingsopbouw van Nederland heeft, vergrijzen we hard door de komende jaren. Waar Urkers traditioneel echte kopers zijn, ziet Johan de vraag naar huurwoningen flink toenemen. ‘’Voor ouderen is het een stap naar ontzorgen, voor jongeren is het op de schaarse woningmarkt gewoon een optie om aan een woning te komen. De vraag is groot, de komende vijf jaar voegen we 114 eenheden toe aan onze voorraad van 950 woningen.’’
Klein en kwetsbaar?
Genoeg werk omhanden voor het team van slechts acht medewerkers, zou je zeggen. Toch staan de Urkers op het voordek om als één van de eerste corporaties Tobias 365 binnen te hengelen. Op de vraag waarom Patrimonium als kleine en ‘dus kwetsbare’ corporatie het spits afbijt, schuift Johan wat geprikkeld op het puntje van zijn stoel. ‘’Dat we klein zijn klopt, maar dat we daardoor kwetsbaar zijn, is een misvatting. Omdat we klein zijn, hebben we bredere functieprofielen en kunnen we werkzaamheden van elkaar overnemen. Valt er iemand tijdelijk uit, zetten we de schouders eronder en vullen we het met de rest in. Bij grotere corporaties schieten ze eerder in de stress en wordt er gelijk iemand ingehuurd. Kwetsbaarheid moet je je niet laten aanpraten.’’
Geringe omvang
Juist de geringe omvang ligt mede ten grondslag aan de reden om als pilotcorporatie aan de upgrade naar Tobias 365 in te stappen. ‘’We willen iedereen maximaal kunnen inzetten voor onze primaire taak. Daarbij willen we zo efficiënt en makkelijk mogelijk worden ondersteund door software. Tobias 365 is voor ons een verbetering, ook al is het niet een volledig nieuw pakket. Onze processen en werkwijze blijven in tact en de techniek onder de motorkap is hetzelfde. De winst van Tobias 365 zit vooral in meer gebruiksgemak voor onze medewerkers, omdat de interface sterk is verbeterd.’’
Pilot zijn is ook gewoon leuk
Harmen vindt ‘pilot zijn’ ook gewoon leuk en vertelt hoe de keuze voor het pilotschap tot stand is gekomen. ‘’Momenteel draait onze Tobias AX nog op het 2009-platform. Je weet dat je dan in de toekomst zult moeten vernieuwen. Tijdens de presentatie van Tobias 365 bij Microsoft op Schiphol raakten we enthousiast over de interface en de mogelijkheden. Bijvoorbeeld over de koppeling met Excel: je past een sheet aan, drukt op publiceren en het staat weer netjes in Tobias 365. Toen we hoorden dat ze nog een pilot zochten, hebben we ons aangemeld.’’
Taken en rollen
Op de vraag welke impact de upgrade naar Tobias 365 heeft op de organisatie, zegt Harmen: ‘’Alhoewel de processen en werkwijzen voor de medewerkers van Patrimonium Urk ongewijzigd blijven, kunnen ze de schermen van Tobias 365 veel meer op eigen taken en rollen inrichten. Je hebt daarmee voortdurend overzicht op je workload. Dat is een verbetering ten opzichte van ons huidige AX-systeem. Met Tobias AX kan je ontzettend veel, maar je ziét ook heel veel. In Tobias 365 zie je straks alleen wat je echt nodig hebt voor je taken en rollen’’. Waar de medewerkers veel gebruiksgemak aan gaan beleven, is de naadloze integratie met Microsoft Office, voorspelt Johan. ‘’Dat is in Tobias 365 veel beter. Bovendien kunnen ze, indien nodig, altijd en overal inloggen.’’
Power BI
Zelf is Johan erg enthousiast over Power BI. ‘’Verantwoorden en sturen wordt steeds belangrijker. Het gemak waarmee je met Power BI data-analyses en dwarsdoorsneden van databases kunt maken, zie ik echt als een aanvulling op wat we nu hebben. Op dit moment hebben we ons strategisch voorraadbeleid in Excel gebouwd. Op zich werkt deze ‘complexmonitor’ prima, maar het actualiseren ervan is erg bewerkelijk. Met Power BI gaat zoiets stukken eenvoudiger.’’
Upgrade
Aareon noemt overstappen op Tobias 365 een upgrade. ‘’Het is geen grote migratie of implementatie, maar helemaal geruisloos als een upgrade misschien doet vermoeden, is ook niet het geval’’, zegt Harmen. ‘’Natuurlijk gaan we de omzetting naar Tobias 365 technisch testen en worden onze medewerkers opgeleid in het werken met het nieuwe systeem. ’Ik verwacht dat het snel went. De medewerkers kunnen gedurende de upgrade gewoon doorwerken.’’
Geen gedoe
Volgens Johan was de overgang van Tobias naar AX van andere proportie en is de impact van de upgrade naar Tobias 365 minimaal. ‘’Het scheelt ook dat we nu ook al in de cloud werken. We hebben al jaren geen IT meer in huis.’’ Een keuze waar Johan nog steeds achterstaat. ‘’We willen geen gedoe, geen IT-huishouding in huis hebben, met alle risico’s van dien. We besteden het liever uit aan professionals.’’
One stop cloud shop
Patrimonium maakt al enkele jaren gebruik van de cloudservice van Aareon en zet die trend met de ingebruikname van Tobias 365 en aanvullende modules voort. Op de vraag of gebruikmaken van cloudoplossingen van één IT-partner – in dit geval Aareon - een grote afhankelijkheid betekent, zegt Johan: ‘’Nee, ik zie dat meer als efficiënte ontzorging. Uiteindelijk is Aareon ook afhankelijk van ons en andere klanten. Ze zullen hun dienstverlening op peil moeten houden. Je hebt elkaar nodig.’’ Harmen ziet nog een voordeel van het ‘one stop cloud shoppen’ bij Aareon en merkt nuchter op: ‘’Als er wat is, weet je ook wie je moet bellen’’.
IT-partner
Op de vraag hoe ze tegen Aareon aankijken als IT-partner, zegt Johan: ‘’Een stabiele partij met een groot marktaandeel, die zich goed ontwikkelt. Ze denken proactief met ons mee, ook al zijn we maar een kleine speler. Ze begeleiden ons goed en ook in de overgang naar Tobias 365 nemen ze ons aan de hand.’’ Naar verwachting kan Patrimonium Urk rond de jaarwisseling van Tobias 365 gebruikmaken.