Sonar CorporatieMonitor

We spreken hierover met Rudy Hoving, verantwoordelijk voor deze Business Intelligence-oplossingen van Aareon. Kun je meer vertellen over de visie op basis waarvan Sonar is ontwikkeld?

Onze visie is dat wij elke type gebruiker bij woningcorporaties willen laten werken met hun (wenselijke) informatie. Of het nu gaat om de medewerker incasso, de manager bedrijfsvoering of de vastgoedbeheerder, we willen ze allemaal in staat stellen om de beschikbare data uit Tobias en aanvullende modules bijeen te brengen en te gebruiken voor juiste besluitvorming en efficiënte sturing.

Sonar levert een datamodel dat je als woningcorporatie zo zelfredzaam mogelijk maakt. Met Sonar ontvangt de gebruiker een volledige basis van “best practice” rapporten gebaseerd op de CORA- en VERA-structuur. Het product sluit daarmee perfect aan bij de standaarden in de corporatiemarkt, waarbij de gebruikers eenvoudig aanvullende wensen kunnen toevoegen. Verder is onze visie dat BI continu aan verandering en ontwikkeling onderhevig is. Al werkende willen gebruikers steeds meer data inzichtelijk maken. Hierin groeien onze klanten en Aareon samen door.

Waar wordt Sonar voor ingezet?

Voor verschillende doeleinden. Als basis uiteraard om inzicht te krijgen in prestaties van de corporatie en de vastgoedportefeuille. Ook wordt het gebruikt om bloot te leggen waar processen vertragen. We zien dat corporaties de verantwoordelijkheid voor prestaties steeds meer bij afdelingen zelf leggen. Doordat zij op afdelingsniveau KPI’s opstellen en deze eenvoudig inzichtelijk maken worden afdelingen steeds zelfstandiger. Tot slot voor specifieke vraagstukken bijvoorbeeld voor de dataverzameling voor de dVi wordt Sonar dVi ingezet. Sonar Datakwaliteit wordt, zoals de naam doet vermoeden, ingezet voor analyse van data.

Waar wordt Sonar CorporatieMonitor specifiek voor ingezet?

Deze wordt ingezet in alle lagen van de corporatie. Op strategisch om te sturen aan de hand van KPI’s. Op tactisch niveau wordt het bijvoorbeeld ingezet om bij nieuwbouw of onderhoud de budgetten te monitoren. Meer operationeel wordt er door corporaties op detailniveau gekeken welke huurder betalingsachterstanden hebben, zodat er gepaste actie kan worden ondernomen. In de hele breedte worden de dashboards ingezet voor week- maand- of kwartaalrapportages. Deze zijn vrij in te richten.

Welke afdelingen bij woningcorporaties gebruiken Sonar CorporatieMonitor?

Dit hangt ervan af hoe breed Sonar wordt ingezet. Er zijn corporaties waarbij bijvoorbeeld financiën start met ingebruikname en later andere afdelingen volgen. In de hele breedte kan Sonar eigenlijk door alle afdelingen gebruikt worden. Alle data zijn beschikbaar en naar eigen wens stellen klanten dashboards op afdelingsniveau samen.

Is Sonar een volledig gestandaardiseerd product of kun je eigen rapportages en dashboards (laten) maken?

Dat is het nou net. Het is beide. Dit is afhankelijk van je ambitie en invulling die je eraan wilt en kan geven als woningcorporatie. Of je nu 2.000 woningen bezit, en goed uit de voeten kan met de standaard rapporten en visualisaties, of dat je 25.000 woningen beheerd en Sonar als startpunt gebruikt om het conform de eigen informatievisie en -strategie vorm te. Beide type corporaties kunnen er mee aan de slag. Je kunt als corporatie zelf dashboards samenstellen. Als deze kennis onvoldoende aanwezig is, kunnen onze consultants hierbij ondersteunen.

Wat is er precies vernieuwd ten opzichte van de eerste versie?

Van oudsher zijn we gericht geweest op vooral operationele informatie. We ontsloten erg veel data en informatie. We hebben geleerd dat BI niet alleen maar data ontsluiten en mooi visualiseren betreft, maar ook om de informatie transparant voor de juiste rol binnen de organisatie klaarzetten. Om dit te bereiken heeft het een behoorlijke inspanning en veel zweetdruppels gekost, maar ook een mooie toepassing opgeleverd waarbij we in de praktijk erg veel hebben geleerd.

Uiteindelijk heeft dat geresulteerd in een gelaagdheid van de opzet van de CorporatieMonitor. Dus vanuit een menustructuur met duidelijke domeinen of een overzicht van de meeste belangrijke meetwaardes van de woningcorporatie, door kunnen klikken naar de bijbehorende domeinen en de details die daaronder liggen. Tevens kunnen de analytical pagina’s, zoals we die zelf noemen, gebruikt worden binnen ons nieuwe ERP Tobias 365, dat deze rapporten kan ontsluiten binnen de ERP zelf en kan koppelen aan de desbetreffende werkgebieden. Zo heeft elke kern-rol van de woningcorporatie in Tobias 365 zijn bijbehorende werkgebieden waarin hij het meest efficiënt te werk kan gaan, met daarin geïntegreerd ook de analysepagina’s van Sonar zonder een enkele keer opnieuw in te hoeven loggen. Verder hebben we een techniek in deze rapporten waarmee je op de belangrijke plekken ook kan doorklikken naar Tobias 365 zelf. Zo kan je bijvoorbeeld in onze Datakwaliteitsrapporten doorklikken naar de bijbehorende data in Tobias 365 om deze direct te kunnen verbeteren. Op deze manier worden de gescheiden werelden van verschillende soorten gebruik van data tot 1 terug gebracht.

De software van Aareon wordt natuurlijk continu door ontwikkeld. Hoe ontvangen klanten de nieuwste updates?

Voor huidige klanten geldt dat we samen moeten kijken wat er op dit moment wordt gebruikt en hoe we deze oplossing kunnen integreren met de nieuwe CorporatieMonitor. Ik ga er dan vanuit dat in de huidige versie veel zaken zitten die van grote waarde zijn en we de nieuwe versie moeten integreren met de al in gebruik zijnde oplossing.

Als Sonar CorporatieMonitor eenmaal staat inclusief dienstverlening, dan wordt het zo geïmplementeerd dat de corporatie altijd de nieuwste versie kan installeren. En ook de verrijkingen kan implementeren binnen de organisatie, al dan niet met begeleiding van onze consultants. De inspanning en complexiteit zullen afhankelijk zijn van de mate waarin corporatie-specifieke aanpassingen zijn doorgevoerd.

Hoe worden klanten ondersteund bij een implementatie?

Hierbij houden we rekening met de wenselijke en/of noodzakelijke werkzaamheden. De implementatie bevat een aantal stappen die we altijd verrichten, zoals:

• technisch gereed maken van de omgeving;
• Sonar werkend maken op de data van de woningcorporatie;
• gezamenlijk valideren van de rapporten en informatie.

Afhankelijk van de afgesproken doelstelling en aanpak, kun je ook nog denken aan:

• dashboards maken om in gebruik te nemen op de verschillende afdelingen;
• rapportage(s) samenstellen om de wenselijke output te kunnen leveren;
• aanpassingen doorvoeren die meer in de smaak en context van de desbetreffende woningcorporatie liggen.

Tot slot kunnen we begeleiding verzorgen tijdens het daadwerkelijk invoeren en het verder ontwikkelen van de informatievoorziening bij de woningcorporatie.

Stel je hebt als woningcorporatie nog niet helemaal scherp welke data je naar boven wilt halen, is het mogelijk om met Aareon een adviestraject te doorlopen?

Uiteraard. We zien regelmatig dat klanten stappen willen zetten maar daar graag advies over willen. We hebben inmiddels legio voorbeelden waarmee het eenvoudig wordt om te kunnen toetsen waar de wensen liggen. Klanten kunnen hierover natuurlijk vrijblijvend contact opnemen om het specifieke plan te bespreken. Ook leggen wij natuurlijk actief de link naar klanten die het traject reeds hebben afgerond. Door te sparren met collega-corporaties komen klanten vaak snel sprongen verder.