ShareWorX-integratie met MS Teams

MS Teams is een efficiënt instrument gebleken om met interne en externe project teams op afstand te kunnen samenwerken; zowel voor vergaderingen en het werken aan documenten. Mede door COVID heeft het gebruik een vlucht genomen en is het in veel organisaties versneld geïntroduceerd. Deze versnelde introductie levert ook nieuwe vraagstukken op voor organisaties:

• Het gebruik van MS teams naast MS Outlook.
• In korte tijd worden heel veel Teams-sites aangemaakt door gebruikers; het is moeilijk om documenten te vinden.
• Het is vaak niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke documenten.
• Na verloop van tijd wordt het steeds moeilijker om zicht te houden op de inmiddels vele bestanden in de verschillende teams sites.
• Wat doen we nadat een project is afgerond?
• Blijven de bestanden beschikbaar voor de organisatie?
• Kan een collega uit een ander team deze informatie nog terugvinden?
• Of het omgekeerde, blijven bestanden beschikbaar die we volgens de AVG niet meer mogen hebben?

De vergelijking met de introductie van SharePoint jaren geleden dringt zich op. Ook toen werden veel teamsites gemaakt en raakte organisaties het overzicht kwijt. De integratie met de functionaliteit van ShareWorX was toen voor veel klanten de oplossing.

Het duurzaam documentbeheer van ShareWorX blijft een van de pijlers waarop de digitale afhandeling van processen in uw organisatie rust. De overzichtelijke bestandsstructuur biedt de functionaliteit die AVG, wetgeving en governance vereisen, zodat verantwoording kan worden afgelegd over de documenten die u beheert.

De integratie van ShareWorX met MS Teams maakt het mogelijk om samen te werken aan bestanden van Microsoft Teams en deze tegelijkertijd veilig op te slaan in ShareWorX. Inclusief de daaraan verbonden ontsluitingsmogelijkheden naar ERP, portalen, apps volgens de geldende archiefregels.

Het bijzondere van deze integratie is tevens dat de opgeslagen bestanden verbonden blijven met MS Teams zodat die ook daar inzichtelijk blijven. Last but not least worden de documenten gesynchroniseerd tussen MS Teams en ShareWorX en vice versa.

Functionaliteit

• Opslaan en verbinden van nieuwe MS Teams-bestanden in ShareWorX
• Bestanden bewerken in MS Teams die vervolgens automatisch gesynchroniseerd worden met ShareWorX.
• Samenwerken met collega’s en externe deelnemers in MS Teams

Wat heeft u nodig ?

• ShareWorX 6.1
• Licentie MS Teams-integratie
• MS Office 3650-licentie om Teams te kunnen gebruiken
• Azure AD-authenticatie om toegang MS Teams te verbinden met ShareWorX

Wilt u ook gebruik maken van deze handige integratie of wilt u meer weten? Neem dan contact op met uw accountmanager van Aareon.