Hoe woningcorporaties grip krijgen op vroegsignalering

Wanneer een huurder in financiële problemen raakt, komt dat zelden als donderslag bij heldere hemel. Vaak is er al langer sprake van stress, schulden of tijdelijke omstandigheden. Juist daarom is het belangrijk dat woningcorporaties vroeg kunnen signaleren wanneer er iets mis dreigt te gaan. De wettelijke verplichting om betalingsachterstanden vanaf 30 dagen te melden bij de gemeente biedt hiervoor een belangrijk instrument. Maar de praktijk? Die bleek tot voor kort weerbarstig.

Veel corporaties werkten met handmatige lijsten en beperkte terugkoppeling. Meldingen aan partijen zoals xxllnc of BKR werden verwerkt zonder dat duidelijk was wat er daarna precies gebeurde. Voor medewerkers was het lastig om inzicht te krijgen in welke dossiers wel of niet waren aangemeld – laat staan waarom. Een gestructureerde en betrouwbare werkwijze ontbrak.

Daar is nu verandering in gekomen. Softwareleverancier POM heeft een vernieuwde vroegsignaleringstool ontwikkeld. Deze sluit naadloos aan op bestaande incassoprocessen en geeft woningcorporaties eindelijk het overzicht, de controle en de flexibiliteit waar al lange tijd behoefte aan was. 

Meer inzicht, minder handwerk

De nieuwe tool brengt structuur en inzicht. Via een dashboard kunnen medewerkers precies zien welke dossiers klaarstaan voor aanmelding, of een melding is gelukt en – als dat niet het geval is – waarom niet. De gegevens worden real-time verwerkt via webservices met xxllnc en BKR, zodat er geen tijd verloren gaat en fouten direct zichtbaar zijn.

Voorheen plaatsten we ’s nachts een bestand bij xxllnc,” vertelt Cindy Donker, eveneens service manager bij POM.“ De volgende dag moesten medewerkers zelf in het portaal controleren of het verwerkt was. Als er later vragen kwamen – bij een zitting of bezwaar – was het lastig om terug te halen wat er precies gebeurd was. Dat hebben we nu opgelost.”

Afspraken met gemeenten vertaald naar instellingen

Corporaties maken vaak individuele afspraken met gemeenten over wanneer een melding wordt gedaan. De tool houdt hier rekening mee. Organisaties kunnen nu zelf bepalen vanaf welk bedrag, welke huurachterstand of welke termijn een melding automatisch in beeld komt. Denk aan: alleen aanmelden bij meer dan 1,5 keer de maandhuur of niet vaker dan eens per zes maanden. “Die flexibiliteit was echt nodig,” legt Donker uit. “Want geen corporatie werkt hetzelfde en het is belangrijk dat het systeem zich aanpast aan hun afspraken – niet andersom.”

Daarbij behouden medewerkers altijd de regie. Dossiers worden pas doorgestuurd naar de gemeente wanneer iemand actief op ‘verzenden’ klikt. Zo blijft er ruimte voor persoonlijke inschattingen, bijvoorbeeld als er net contact is geweest met de huurder of als er nog betalingsafspraken lopen.

Eén centrale plek voor meldingen

Op basis van de postcode van de huurder bepaalt de software automatisch naar welke instantie de melding moet worden gestuurd: xxllnc of BKR. Voor corporaties met meerdere werkgebieden is het zelfs mogelijk om met beide instanties te werken. Eventuele foutmeldingen of uitzonderingen worden automatisch teruggekoppeld en vastgelegd, inclusief de reden van niet-aanmelden.

Nieuw is dat nu ook de medecontractant kan worden meegestuurd naar de betreffende instanties. Dit zorgt voor een completer beeld bij vroegsignalering en sluit beter aan bij de werkelijkheid van huishoudens met meerdere verantwoordelijken.

Daarnaast kunnen ook persoonlijke voorkeuren van huurders worden verwerkt. “Soms geeft iemand zelf aan dat hij of zij niet aangemeld wil worden,” zegt Dexel. “Dat kan worden vastgelegd in het systeem, net als eerdere aanmeldingen. Zo voorkom je dubbele signalen.”

Praktisch in te richten, breed inzetbaar

De tool is de afgelopen vier jaar ontwikkeld en wordt dit jaar in een vernieuwde versie beschikbaar gesteld aan de corporaties die al gebruikmaken van de vroegsignaleringmodule. Voor hen wordt de overgang naar het nieuwe dashboard automatisch verzorgd. Voor andere corporaties die met POM werken via de integratie met Aareon-software, is het dashboard beschikbaar als aanvullende module op de bestaande incassoflows.

“Het sluit aan op processen die corporaties al kennen,” zegt Jeroen. “En het vervangt handmatige handelingen die tijd kosten en foutgevoelig zijn. Wat ons betreft is het een logische volgende stap in het slimmer en mensgerichter organiseren van incasso.”

Hulp bieden op het juiste moment

Met de vernieuwde vroegsignaleringstool ondersteunt POM woningcorporaties in hun maatschappelijke opdracht: het bieden van zekerheid en ondersteuning aan huurders in kwetsbare situaties. Door eerder te signaleren, beter inzicht te krijgen en flexibeler te werken, ontstaat ruimte voor passende actie – op het juiste moment.

Wil jij ook meer grip krijgen op vroegsignalisering? Meld je dan aan voor ons webinar op 12 maart a.s. via deze link.