Case

Wooncompagnie

Wekelijks inzicht als basis voor goed treasurybeheer bij Wooncompagnie

Bij woningcorporatie Wooncompagnie draait treasury om meer dan alleen financiering. Het gaat om continu inzicht in kasstromen, het tijdig kunnen inspelen op veranderingen en het ondersteunen van de maatschappelijke opgave van de corporatie. Hanneke van Ofwegen, medewerker Treasury bij Wooncompagnie, houdt zich daar dagelijks mee bezig. Met behulp van Assets & Treasury werkt zij al jaren aan een gestructureerd en actueel overzicht van de financiële positie van de organisatie.

Van administratie naar treasury

Hanneke werkt sinds 1990 bij Wooncompagnie en groeide vanuit een administratieve functie door naar treasury. “Ik ben er langzaam ingerold”, vertelt ze. “Eerst werkte ik meer vanuit een controlefunctie binnen de administratie. Vanuit daar ben ik steeds meer treasury-werkzaamheden gaan oppakken.”

Binnen Wooncompagnie bestaat het treasury-team uit Hanneke en de treasurer Timon Pos. Samen zorgen zij ervoor dat de corporatie altijd over voldoende liquide middelen beschikt om projecten en dagelijkse werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

“Wij zorgen dat er genoeg geld op de bank staat, zodat Wooncompagnie haar werk kan doen”, licht Hanneke toe. “Dat klinkt eenvoudig, maar daar zit veel werk achter. Je houdt continu de kasstromen bij, kijkt vooruit naar toekomstige uitgaven en bepaalt op welk moment financiering nodig is.”

“Wij zorgen dat er genoeg geld op de bank staat, zodat Wooncompagnie haar werk kan doen. Dat klinkt eenvoudig, maar daar zit veel werk achter. Je houdt continu de kasstromen bij, kijkt vooruit naar toekomstige uitgaven en bepaalt op welk moment financiering nodig is.”

Wekelijks inzicht in kasstromen

Voor Wooncompagnie is actuele informatie essentieel. Vooral bij nieuwbouw- en renovatieprojecten kunnen financiële planningen snel veranderen. Daarom werkt de corporatie met wekelijkse realisatieoverzichten.

“In principe bekijken we iedere week de realisatie en stellen we de prognose bij”, vertelt Hanneke. “Projecten kunnen ineens versnellen. Dan staat er zomaar een nota van een half miljoen of meer klaar die betaald moet worden.”

Door de kasstromen frequent te monitoren, houdt het treasury-team grip op de liquiditeitspositie en kan het tijdig anticiperen op financieringsbehoeften. Daarbij werkt treasury nauw samen met controllers van andere afdelingen om projectontwikkelingen goed te blijven volgen.

Van Excel naar geautomatiseerd cashmanagement

Waar kasstroombeheer vroeger grotendeels handmatig in Excel plaatsvond, groeide binnen Wooncompagnie ook de behoefte aan een gespecialiseerde treasuryoplossing. Het ERP-systeem bood niet alle mogelijkheden die nodig waren voor het beheren van de leningenportefeuille en kasstromen. Daarom ging Wooncompagnie op zoek naar een aanvullende applicatie die beter aansloot op de treasuryprocessen. Sinds 2015 werkt de corporatie hiervoor met Assets & Treasury. Die overstap betekende een grote verandering in de dagelijkse praktijk.

Gegevens uit het ERP-systeem worden beschikbaar gemaakt binnen Assets & Treasury. Daarmee vormt de oplossing een waardevolle aanvulling op het bestaande ERP-systeem en beschikt treasury over de informatie die nodig is voor het beheren van kasstromen en de leningenportefeuille.

De huidige werkwijze zorgt ervoor dat bankmutaties grotendeels automatisch worden gekoppeld aan de juiste kasstroomprognoses. Hierdoor ontstaat snel inzicht in afwijkingen tussen prognose en realisatie.

Ik hoef tegenwoordig meestal nog maar één of twee posten handmatig te verwerken," aldus Hanneke. "Dat werkt heel prettig."

Flexibel omgaan met financiering

Naast vaste leningen maakt Wooncompagnie gebruik van variabele hoofdsomleningen. Daarmee kan de corporatie flexibel inspelen op tijdelijke liquiditeitsbehoeften. “Bij deze leningen spreek je een maximale hoofdsom af”, legt Hanneke uit. “Je kunt geld opnemen wanneer dat nodig is, maar ook weer terugstorten als er ruimte ontstaat.”

Wooncompagnie koos ervoor om deze faciliteiten op weekbasis in te richten. Daardoor kan de corporatie sneller inspelen op fluctuaties in uitgaven en inkomsten. “Dat geeft veel flexibiliteit”, zegt Hanneke. “Als we financiering nodig hebben, kunnen we dat precies laten aansluiten op het moment van betalen.”

Samenwerken aan doorontwikkeling

Hanneke werkt al jarenlang intensief met Assets & Treasury en denkt actief mee over de verdere ontwikkeling van de oplossing. Zo nam zij deel aan verschillende gebruikersgroepen en werksessies rondom nieuwe functionaliteiten. “Het is leuk om in een vroeg stadium mee te denken over verbeteringen”, vertelt ze. “Je kunt aangeven hoe je in de praktijk werkt en welke functionaliteiten daarbij helpen.”

Volgens Hanneke zorgen de gebruikersgroepen er bovendien voor dat organisaties kennis met elkaar blijven delen en gebruikers optimaal gebruik blijven maken van de mogelijkheden binnen de software.

“Je blijft op die manier scherp”, zegt ze. “Je roest niet vast in je eigen werkwijze en ontdekt steeds weer nieuwe handigheidjes.”

Continu inzicht ondersteunt de organisatie

Voor Wooncompagnie draait treasury uiteindelijk om betrouwbaarheid en voorspelbaarheid. Door wekelijks inzicht te combineren met flexibele financieringsmogelijkheden en geautomatiseerde processen, ondersteunt treasury de organisatie bij het realiseren van haar maatschappelijke opgave.

Het gebruik van Assets & Treasury helpt daarbij om processen efficiënter in te richten en beter onderbouwde keuzes te maken op het gebied van liquiditeitsbeheer en financiering.