Hoe Cazas Wonen grip houdt op privacygevoelige informatie

De aanleiding: inhaalslag en compliance-uitdagingen

Met behulp van externe partijen zijn quickscans en DPIA’s uitgevoerd op het gebied van security en privacy. Uit die onderzoeken kwamen concrete aanbevelingen naar voren. Het archief moest worden opgeschoond m.b.t. privacygevoelige informatie en persoonsgegevens in testomgevingen dienden voortaan gemaskeerd te worden.

Ingeborg van Wijck, projectleider informatiemanagement bij Cazas Wonen: “Er lagen duidelijke adviezen om zowel het archief op te schonen als testdata te pseudonimiseren. Die hebben we projectmatig opgepakt.”

Cazas Wonen maakt gebruik van portfoliomanagement om projectprioriteiten te bepalen. Daarbij wordt gekeken naar beschikbare capaciteit, strategische relevantie en compliance-eisen. In dit geval speelden ook reputatie en maatschappelijke verantwoordelijkheid een belangrijke rol. Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van huurders is immers niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een morele verantwoordelijkheid.

De juiste partij vinden

Cazas Wonen besloot meerdere leveranciers te benaderen en vroeg demo’s aan om oplossingen inhoudelijk te kunnen vergelijken. Tijdens een selectieprocedure kwam de organisatie in contact met EntrD. Drie factoren gaven uiteindelijk de doorslag:

• een stabiele en professionele indruk van EntrD als leverancier;


• de mogelijkheid om met OCR oude archieven beter doorzoekbaar te maken;


• bestaande koppelingen met Tobias 365 en E-Content 365.

Ook praktijkervaringen van andere corporaties speelden mee. Via een referentiegesprek kreeg Cazas Wonen inzicht in hoe het opschonen van grote archieven succesvol was verlopen bij een organisatie met vergelijkbare systemen. Dat versterkte het vertrouwen in de aanpak en de oplossing.

Implementatie: samenwerking en voorbereiding

De implementatie van FileFactory vond plaats tussen oktober 2024 en januari 2025. In die periode werd het archief opgeschoond en ingericht voor continu schonen. De eerste stap was een technische voorbereiding, gevolgd door testrondes en vervolgens de daadwerkelijke schoning.

“We hebben nu de zekerheid dat gevoelige persoonsgegevens systematisch uit het DMS worden verwijderd én dat dit ook zo blijft,” zegt Ingeborg van Wijck. “Wat mij daarbij positief heeft verrast, is dat de implementatie qua belasting voor de organisatie enorm is meegevallen. Je bent in de voorbereiding even intensief bezig, maar in de uitvoering bleek het goed te overzien.”

Belangrijk was ook het uitvoeren van een steekproef vóór het activeren van ‘de wasstraat’. Een testset met documenten werd geanalyseerd om te controleren of het maskeren correct werkte. Dat bood inzicht én hielp om intern draagvlak te creëren.

Gebruikers meenemen in verandering

Voor de DataFactory lag de focus op het veilig inrichten van testomgevingen. Dit betekende dat testers voortaan werkten met gepseudonimiseerde data in plaats van herkenbare persoonsgegevens. Omdat veel testers gewend waren aan vaste testcases, was het belangrijk hen goed voor te bereiden.

Cazas Wonen organiseerde daarom een sessie met kerngebruikers, waarbij ook de consultant van EntrD aanwezig was. Door te laten zien hoe gepseudonimiseerde gegevens eruitzagen en hoe herkenning toch behouden bleef (bijvoorbeeld via klantnummers), werd het vertrouwen in de nieuwe werkwijze versterkt.

Na deze sessie werd gestart met het pseudonimiseren van testomgevingen. Sindsdien maakt Cazas Wonen bij elke release van het ERP-systeem gebruik van actuele, veilige testdata. Daarbij is de samenwerking met leveranciers zoals Aareon belangrijk, zodat de juiste stappen automatisch worden gevolgd bij het vernieuwen van de testomgeving.

Praktische voordelen en zichtbare impact

De inzet van FileFactory en DataFactory levert tastbare voordelen op in de dagelijkse praktijk. Het DMS is structureel opgeschoond en blijft dat ook, dankzij de continu schonende functionaliteit. Hierdoor wordt de kans op datalekken via archiefgegevens sterk verminderd.

“We kunnen huurders of de Autoriteit Persoonsgegevens nu aantoonbaar laten zien dat we zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Dat versterkt het vertrouwen, zowel intern als extern,” aldus Ingeborg. 

Daarnaast is het pseudonimiseren van testomgevingen inmiddels volledig ingebed in de werkwijze. Nieuwe releases worden getest op basis van veilige data, zonder in te leveren op testkwaliteit. De testomgeving blijft actueel, herkenbaar en AVG-proof.

Verbeterpunten en doorontwikkeling

Hoewel de implementatie als positief is ervaren, zijn er ook aandachtspunten. Zo is er behoefte aan structurele rapportages over bijvoorbeeld uitval bij het schonen. Deze informatie wordt op aanvraag geleverd, maar zou volgens Cazas Wonen idealiter automatisch beschikbaar zijn. Dit punt is inmiddels besproken met EntrD, met het oog op verdere optimalisatie van het beheerproces.

Daarnaast is er binnen Cazas Wonen aandacht voor andere vormen van ongestructureerde data, die buiten het DMS worden opgeslagen. De aanpak rond het archief en de testomgeving heeft geleid tot bewustwording én motivatie om ook andere gegevensstromen onder de loep te nemen.

1 = Een Data Protection Impact Assessment (DPIA), in het Nederlands Gegevensbeschermingseffect- beoordeling, is een verplicht onderzoek onder de AVG om privacyrisico's in kaart te brengen bij gegevensverwerkingen die waarschijnlijk een hoog risico opleveren.