Hoe Woonkwartier samen met kerngebruikers werkt aan toekomstbestendig informatiemanagement

In gesprek met Marisca Martens, senior functioneel applicatiebeheerder, en Sandra Smulders, senior medewerker Financiën en kerngebruiker, blijkt dat deze verandering structurele impact heeft gehad op processen, rollen en het onderlinge contact.

Een bewuste overstap met brede impact

De implementatie van Tobias 365 betekende voor Woonkwartier de afronding van een intensieve voorbereidingsperiode. De overstap vanuit Tobias AX 2009 was niet alleen ingegeven door technische noodzaak, maar ook door het besef dat gebruikerskennis en werkprocessen aan vernieuwing toe waren. “We zagen dat de kennis bij gebruikers sterk was afgenomen,” vertelt Marisca Martens. “De implementatie was hét moment om die kennis op te frissen én duurzaam te borgen.”

Een belangrijk uitgangspunt daarbij was om kennis en verantwoordelijkheid meer bij de teams zelf te beleggen. “In de oude situatie kwamen alle vragen bij mij terecht,” vervolgt Marisca. “Nu zijn er kerngebruikers binnen elke afdeling die eerste aanspreekpunt zijn. Die rolverdeling maakt onze manier van werken duurzamer én efficiënter.” Die verdeling van verantwoordelijkheden bleek later waardevol bij het doorvoeren van bredere veranderingen in de organisatie.

Kerngebruikers als verbindende factor

De kerngebruikers vormen een belangrijk onderdeel van de nieuwe werkwijze. Als eerste aanspreekpunt binnen hun afdeling signaleren zij knelpunten, begeleiden collega’s en brengen verbetervoorstellen in. Ook stemmen zij onderling af, zodat verbeteringen breder gedragen worden.

Sandra Smulders, kerngebruiker vanuit Financiën, benadrukt het belang van die onderlinge verbinding: “We zijn niet alleen aanspreekpunt, maar denken ook actief mee over hoe processen slimmer kunnen. In het overleg met andere kerngebruikers zie je pas echt waar dingen elkaar raken. Dat voorkomt dat afdelingen los van elkaar opereren.” Volgens Marisca levert deze aanpak kortere lijnen, snellere afstemming en meer gezamenlijk eigenaarschap op. “Tegelijk ontstaat er bij collega’s meer inzicht en betrokkenheid bij het systeem.”

De implementatie als startpunt voor verandering

Hoewel de livegang van Tobias 365 volgens Marisca “vrij probleemloos” verliep, kwam de echte uitdaging pas na de technische migratie. “We wilden niet blijven hangen in oude patronen. Daarom zijn we direct gestart met een klantsuccesplan, waarin we periodiek met consultants sparren over optimalisaties en nieuwe mogelijkheden.

Deze planmatige aanpak wordt ondersteund door ontwikkelagenda’s, waarin verbeteringen worden gekoppeld aan de jaarplannen van afdelingen. “Zo maken we het concreet en uitvoerbaar,” aldus Marisca. Sandra vult aan: “Vier keer per jaar zitten we met een vaste consultant om door het systeem heen te lopen. We kunnen vragen bundelen, ideeën toetsen en direct doorpakken. Het helpt enorm dat je werkt met iemand die je organisatie kent en met je meedenkt.”

De nieuwe werkwijze zorgt voor meer structuur en vooruitgang, maar brengt ook organisatorische uitdagingen met zich mee. Verandering vraagt om aanpassing, zeker als bestaande taken veranderen of worden geautomatiseerd. Kerngebruikers helpen collega’s mee te bewegen in die verandering en vertalen ambitie naar de dagelijkse praktijk.

Werken aan sturing, structuur en vertrouwen

Naast de samenwerking en procesoptimalisatie werkt Woonkwartier ook aan een beter financieel inzicht. Door opdrachten vooraf vast te leggen via inkooporders ontstaat meer grip op uitgaven en verplichtingen. “Zo kunnen we tijdig bijsturen en voldoen aan onze interne afspraken,” zegt Sandra.

Ook budgettering wordt steeds meer in het systeem geïntegreerd. Het doel is om vanuit één centrale bron te kunnen sturen op actuele en betrouwbare gegevens. Marisca: “We willen data-gedreven werken. Dat vraagt om een solide basis: duidelijke processen én goed ingerichte data.”

Balans tussen controle en klantgerichtheid

De invoering van meer structuur roept soms vragen op, vooral waar klantgerichtheid en financiële kaders elkaar raken. “Veel medewerkers willen graag mensen helpen,” zegt Sandra. “Maar dat moet wel binnen heldere kaders.” Marisca vult aan: “Een efficiënte bedrijfsvoering is nodig om woningen betaalbaar te houden. Daarvoor is inzicht en controle nodig, niet als doel, maar als voorwaarde.” Het vinden van de juiste balans tussen vrijheid en verantwoordelijkheid blijft daarbij een belangrijk aandachtspunt.

Slotgedachte:

De ervaring van Woonkwartier onderstreept hoe een systeemimplementatie kan uitgroeien tot een bredere organisatieverandering. Door kennis te borgen, verantwoordelijkheden te delen en samen te blijven verbeteren, werkt de corporatie stap voor stap toe naar een toekomstgerichte en data-gedreven werkwijze, met oog voor zowel mensen als processen.