Samenwerking en voorbereiding centraal bij overstap GoedeStede naar Tobias 365

Woningstichting GoedeStede heeft in 2025 de overstap gemaakt van Tobias AX naar Tobias 365. Een keuze die niet alleen voortkwam uit technologische noodzaak, maar ook uit de wens om werkprocessen te optimaliseren, aansluiting te vinden bij een moderne ICT-strategie én de samenwerking binnen en buiten de organisatie te versterken. In gesprek met Jacqueline van Houten, manager bedrijfsvoering bij GoedeStede, blikken we terug op een zorgvuldig voorbereid traject waarin samenwerking, standaardisatie en toekomstbestendigheid centraal stonden.

Ruimte voor groei én digitalisering

GoedeStede is een corporatie met een duidelijke focus op Almere. Met zo’n 9.000 verhuureenheden voorziet de organisatie ongeveer 8.400 huishoudens van een (t)huis. Almere is bovendien nog een stad met bouwruimte, wat betekent dat GoedeStede ook de komende jaren volop blijft bijdragen aan de woningbouwopgave.

Die groeifocus vraagt om een solide interne organisatie, waarin digitalisering een belangrijke rol speelt. Tegelijkertijd merkte GoedeStede dat het bestaande ERP-systeem, Tobias AX, steeds vaker tegen grenzen aanliep. Het verder optimaliseren van processen en het koppelen van systemen werd lastiger, en ook het ontsluiten van data liep niet altijd soepel.

In deze fase is bewust een marktverkenning gedaan. Jacqueline van Houten licht toe: “We hebben gekeken welke leveranciers aansluiten bij onze cloudstrategie en waar we inhoudelijk op vooruit zouden gaan. Uiteindelijk bleven er twee gelijkwaardige alternatieven over, maar omdat we al jarenlang goed samenwerken met Aareon, was er geen reden om te wisselen.”

Een bewuste en goed voorbereide overstap

De overstap naar Tobias 365 was niet iets dat van de ene op de andere dag werd ingezet. De wens om meer richting de cloud te gaan en Microsoft-based te werken speelde al langer mee in de ICT-strategie. Tegelijkertijd wilde GoedeStede pas overstappen op het moment dat het platform én de implementatieaanpak voldoende waren doorontwikkeld.

Omdat de ICT-afdeling compact is, was het belangrijk dat er goed werd voorbereid. Er werd op meerdere onderdelen gewerkt aan actualisatie en herinrichting. Correspondentiesjablonen werden opgeschoond, vastgoeddata verbeterd en het grootboek werd opnieuw ingericht op basis van de actuele RGS-standaard.

“Na bijna tien jaar met hetzelfde ERP-pakket te hebben gewerkt, wilden we bij de overgang weer beter aansluiten bij de best practice van Aareon,” zegt Jacqueline. “Dat vergt voorbereiding, maar het levert uiteindelijk ook veel op.” De implementatie werd uitgevoerd in samenwerking met Aareon en een projectleider van Wieck Molendijk Consultants. De drie partijen werkten nauw met elkaar samen, waarbij de bestaande ervaring en korte lijnen hielpen om snel te schakelen.

Praktisch en stapsgewijs

De livegang vond plaats in september 2025, precies volgens planning. In aanloop daarnaartoe werden binnen GoedeStede per module werkgroepen gevormd. Medewerkers wisten vooraf goed wat er van hen verwacht werd, wat hielp om het traject soepel te laten verlopen.

Doordat veel instellingen mee over konden, bleef de inrichting beheersbaar. Tegelijkertijd waren er op enkele onderdelen duidelijke keuzes nodig, bijvoorbeeld bij modules die in de nieuwe versie anders werken. Jacqueline en de functioneel beheerder sloten daarom bij verschillende sessies aan, zodat er ook overzicht bleef op de onderlinge samenhang.

Na de livegang merkten medewerkers al snel dat veel processen goed liepen. “Zodra je gewend bent aan het nieuwe scherm en weet waar de knoppen zitten, werkt het prettig,” aldus Jacqueline. De herkenbaarheid van het systeem, in combinatie met verbeterde toegankelijkheid via de cloud, draagt bij aan een vlot verloop van de dagelijkse werkzaamheden.

Effecten in de praktijk

De overgang werd goed ontvangen binnen de organisatie. Operationele processen liepen snel weer zoals verwacht, en vanuit de inrichting zijn direct ook enkele toekomstige optimalisaties meegenomen. Daarmee blijft er in 2026 ruimte om verder te bouwen.

Binnen de financiële administratie was de impact het grootst. Door de overstap naar een nieuw grootboekschema en een gewijzigde complexindeling, zagen werkprocessen en rapportages er anders uit. Dat vroeg om aanpassingen en extra aandacht tijdens de jaarafsluiting.

“Dat geeft natuurlijk extra druk,” geeft Jacqueline aan. “Maar nu we ook een kwaliteitsslag hebben gemaakt, hoor ik van collega’s dat het uiteindelijk fijner werkt. Het is even investeren, maar het loont.”

Vertrouwen in de samenwerking

De keuze om over te stappen naar Tobias 365 kwam dus niet alleen voort uit technische noodzaak. Het was ook een keuze om door te bouwen op bestaande samenwerking. De tevredenheid over de relatie met Aareon speelde daarbij een belangrijke rol.

De overstap is voor GoedeStede dan ook niet het eindpunt, maar een nieuw begin. Met een solide basis, heldere inrichting en gezamenlijke ambitie om verder te verbeteren, kijkt de organisatie met vertrouwen naar de toekomst.